Registres

Définition

La conservation des dossiers fait partie du processus de contrôle des documents pour s'assurer que les formulaires remplis et les autres dossiers sont conservés conformément aux exigences du client, de l'entreprise et de la réglementation les exigences.

Exigences applicables du code

  • 2.2.3

Examiner les termes du glossaire

  • Aucun

Directives de mise en œuvre et de Audit

Qu'est-ce que cela signifie ?

Le fournisseur doit élaborer une procédure écrite documentant les responsabilités relatives à l'exécution des tâches les dossiers (p. ex. les dossiers de surveillance, les inspections, les dossiers d'essai, etc.) et l'identification des responsables pour vérifier les dossiers. Employés responsables de la surveillance et de la consignation des activités doit être mis au courant de l'importance de tenir tous les dossiers de façon claire et lisible la manière et l'importance de consigner les renseignements au moment de l'exécution de l'activité. Les employés responsables de la surveillance des points critiques de salubrité alimentaire (PCG, PCQ) dans le processus doivent signer le dossier indiquant l'inscription et la date à laquelle elle a été faite (ou par voie électronique) autoriser l'entrée). De plus, le fournisseur est tenu de s'assurer que le personnel responsable : vérifier les dossiers de salubrité alimentaire, signer et dater chaque dossier qu'ils examinent dans le cadre de leur vérification activités (voir 2.5.4).

Les dossiers doivent être conservés dans des conditions sécuritaires, comme l'exigent les spécifications du client et la loi. Les dossiers doivent être conservés de façon sécuritaire afin qu'ils ne soient pas endommagés afin qu'ils puissent être récupérés à des fins d'enquête. Le code SQF stipule que les documents doivent être convenablement autorisé et doit être entreposé comme l'exige la société, le client ou la loi. Diverses les rôles au sein de l'entreprise peuvent être chargés de remplir les dossiers, y compris ceux qui sont responsable de la surveillance, de la mise à l'essai et/ou de la vérification. Autres les membres du personnel (y compris le SQF) (praticien) peut être chargé de vérifier l'exactitude des dossiers, et un ou plusieurs peuvent être responsable de la récupération et de l'entreposage des dossiers. Toutes ces personnes doivent être identifiées et identifiées conscients de leurs responsabilités.

L'entreposage peut être électronique ou papier. Le fournisseur doit avoir les moyens de gérer la sécurité électronique des dossiers, les signatures électroniques des contrôleurs et des examinateurs, et les moyens examen électronique. Dans les dossiers papier, l'utilisation du liquide de correction pour corriger les corrections est : non recommandé. Une ligne à travers l'enregistrement inexact, avec un enregistrement exact les initiales du moniteur sont recommandées.

Il n'y a pas de durée prescrite pour la conservation des dossiers. Pour certains fournisseurs, il peut s'agir : prescrits par la loi, les exigences du client ou la couverture d'assurance. Mis à part ceux la règle générale est de conserver des dossiers sur la durée de conservation commerciale du produit (c.-à-d. la durée maximale avant consommation). Toutefois, pour les produits à courte durée de conservation, les fournisseurs doit conserver les dossiers au-delà de la prochaine audit de renouvellement de l'accréditation, au minimum.

Pourquoi est-ce dans le Code et pourquoi est-il important ?

2.2.3 est une clause obligatoire.

Les dossiers sont les renseignements sur les opérations de traitement consignés sur les formulaires, qui doivent être : clairs, concis, lisibles et exacts, et comprend des rapports et des documents externes qui démontrer la conformité aux exigences du code SQF.

RIO En route vers les vérifications (dossiers, entrevues et observations)

Registres

Voici des exemples de dossiers ou documents aider à la mise en œuvre et examen de ce sujet :

  • Procédure d'enregistrement
  • Matrice de conservation des dossiers

Entrevues

Voici des exemples de les personnes à interroger pour aider la mise en œuvre et examen de ce sujet :

  • Praticien SQF
  • Contrôle des documents spécialiste
  • Opérateur de PCGC/CQP

Voici des exemples de questions d'entrevue à poser aider à la mise en œuvre et examen de ce sujet :

  • Quelle formation avez-vous reçu au moment de l'achèvement, l'examen ou l'approbation des dossiers ?
  • Que faites-vous si vous commettre une erreur enregistrer l'information ?

Observations

Voici des exemples de observations pour aider à la mise en œuvre et examen de ce sujet :

  • Observer la fabrication le personnel qui termine Formulaires et/ou vérification dossiers complétés
  • Examiner le dossier lieu de rétention pour papier et/ou électronique dossiers

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Date de mise à jour : 2022-12-01

Les traductions sont fournies à titre de service aux clients de SQF et sont fournies « telles qu'elles sont ». Aucune garantie, expresse ou implicite, n'est donnée quant à l'exactitude, à la fiabilité ou à l'exactitude des traductions faites de l'anglais vers une autre langue.