Dossiers

Définition

La conservation des dossiers fait partie du processus de contrôle des documents pour s'assurer que les formulaires remplis et les autres registres sont conservés conformément aux exigences du client, de l'entreprise et de la réglementation exigences.

Directives de mise en œuvre et Audit

Qu'est-ce que cela veut dire ?

Le fournisseur doit élaborer une procédure écrite documentant les responsabilités relatives à l'exécution : les dossiers (p. ex. dossiers de surveillance, d'inspection, d'essai, etc.) et l'identification des responsables pour vérifier les registres. Employés responsables de la surveillance et de l'enregistrement des activités doivent être sensibilisés à l'importance de tenir tous les registres dans un document clair et lisible la manière et l'importance de consigner les renseignements au moment de l'exécution de l'activité. Les employés responsables de la surveillance des points critiques salubrité alimentaire (CCP, PQ) dans le processus sont tenus de signer le dossier indiquant l'inscription et la date à laquelle elle a été faite (ou par voie électronique) autoriser l'entrée). De plus, le fournisseur est tenu de s'assurer que le personnel responsable : les registres de vérification de salubrité alimentaire signent et datent chaque dossier qu'ils examinent dans le cadre de leur vérification activités.

Les dossiers doivent être conservés dans des conditions sécuritaires, conformément aux spécifications du client ; la législation. Les registres doivent être entreposés en toute sécurité afin qu'ils ne soient pas endommagés afin qu'ils puissent l'être récupérés à des fins d'enquête. Le code SQF stipule que les registres doivent être adéquats autorisé et doit être entreposé conformément aux exigences de la société, du client ou de la loi. Divers les rôles au sein de l'entreprise peuvent être responsables de remplir les registres, y compris ceux qui sont responsable de la surveillance, de la mise à l'essai et/ou de la vérification. Autres les membres du personnel (y compris le SQF) (praticien) peut être responsable de vérifier l'exactitude des dossiers, et un ou plusieurs peuvent être responsable de la récupération et de l'entreposage des dossiers. Toutes ces personnes doivent être identifiées et désignées conscientes de leurs responsabilités.

L'entreposage peut être électronique ou sur papier. Le fournisseur doit avoir les moyens de gérer la sécurité électronique des dossiers, les signatures électroniques des contrôleurs et des examinateurs et les moyens de examen électronique. Dans les dossiers sur papier, l'utilisation de liquide correcteur pour régler les problèmes correctionnels est non recommandé. une ligne traversant l'enregistrement inexact, avec enregistrement exact ; les initiales du moniteur sont recommandées.

Il n'y a pas de durée prescrite pour la conservation des dossiers. Pour certains fournisseurs, il peut s'agir prescrits par la loi, les exigences des clients ou la couverture d'assurance. En dehors de ces exigences, la règle générale est de conserver des registres sur la durée de conservation commerciale du produit (c.-à-d. la durée maximale avant la consommation). Toutefois, pour les produits à courte durée de conservation, les fournisseurs doit conserver les registres au-delà de la prochaine audit de recertification, au minimum.

Pourquoi est-ce dans le Code et pourquoi est-ce important ?

Les registres sont les renseignements sur les opérations de traitement consignés sur les formulaires, qui doivent être clairs, concis, lisibles et exacts et comprend des rapports et des documents externes qui démontrer la conformité aux exigences du code SQF.

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