Record

Definizione

La conservazione dei record fa parte del processo di controllo dei documenti per garantire che i moduli compilati e gli altri record vengono conservati in conformità con il cliente, l'azienda e le normative requisiti.

Requisiti del Codice applicabile

• 2.2.3

Rivedi i termini del glossario

• Nessuno

Guida all'implementazione e alla verifica

Cosa significa?

Il fornitore deve sviluppare una procedura scritta che documenti le responsabilità relative al completamento registri (ad esempio, registri di monitoraggio, ispezioni, registrazioni dei test, ecc.) e identificazione dei responsabili per la verifica delle registrazioni. Dipendenti responsabili del monitoraggio e della registrazione delle attività deve essere consapevole dell'importanza di mantenere tutte le registrazioni in modo chiaro e leggibile modalità e importanza della registrazione delle informazioni nel momento in cui viene eseguita l'attività. I dipendenti responsabili del monitoraggio dei punti critici per la sicurezza alimentare (CCP, CQP) nel processo sono tenuti a firmare il verbale indicante l'iscrizione e la data in cui è stata effettuata (o elettronicamente autorizzare l'ingresso). Inoltre, il fornitore è tenuto a garantire che il personale responsabile verifica dei registri di sicurezza alimentare, firma e data ogni record che esamina come parte della verifica attività (cfr. punto 2.5.4).

Le registrazioni devono essere conservate in condizioni di sicurezza come richiesto dalle specifiche del cliente e legislazione. I record devono essere archiviati in modo sicuro in modo che non vengano danneggiati, quindi possono essere recuperati a fini investigativi. Il Codice SQF stabilisce che i record devono essere adeguati autorizzato e deve essere archiviato come richiesto dalla società, dal cliente o dalla legislazione. Varie i ruoli all'interno dell'azienda possono essere responsabili della compilazione dei record, compresi quelli che sono responsabile del monitoraggio, del collaudo e/o dell'audit. Altri membri del personale (incluso l'SQF) professionista) può essere responsabile della verifica dell'accuratezza delle registrazioni e uno o più possono essere responsabile del recupero e dell'archiviazione dei record. Tutte queste persone devono essere identificate e identificate consapevoli delle proprie responsabilità.

L'archiviazione può essere elettronica o cartacea. Il fornitore deve disporre dei mezzi per gestire il sicurezza elettronica dei registri, firme elettroniche di monitor e revisori e mezzi per revisione elettronica. Nei registri cartacei, l'uso del liquido correttivo per correggere le correzioni è non consigliato. Una linea attraverso la registrazione imprecisa, con registrazione accurata e si consigliano le iniziali del monitor.

Non esiste una durata prescritta per la conservazione dei record. Per alcuni fornitori, potrebbe essere prescritto dalla legislazione, dai requisiti del cliente o dalla copertura assicurativa. Oltre a quelli requisiti, la regola generale è quella di conservare i registri per la durata di conservazione commerciale del prodotto (vale a dire, il tempo massimo prima del consumo). Tuttavia, per i prodotti a breve durata di conservazione, i fornitori deve conservare i record almeno dopo la successiva verifica di ricertificazione.

Perché è presente nel Codice e perché è importante?

2.2.3 è una clausola obbligatoria.

I record sono le informazioni sulle operazioni di elaborazione registrate nei moduli, che devono essere chiaro, conciso, leggibile e accurato e include report e documenti esterni che dimostrare la conformità ai requisiti del codice SQF.

RIO Road to Audits (registrazioni, interviste e osservazioni)