Record

Definizione

La conservazione dei record fa parte del processo di controllo dei documenti per garantire che i moduli compilati e gli altri registri vengono conservati in conformità con il cliente, l'azienda e le normative requisiti.

Linee guida per l'implementazione e la verifica

Cosa significa?

Il fornitore deve sviluppare una procedura scritta che documenti le responsabilità per il completamento registrazioni (ad es. registri di monitoraggio, ispezione, registrazioni dei test, ecc.) e identificazione dei responsabili per la verifica dei registri. Dipendenti responsabili del monitoraggio e della registrazione delle attività deve essere reso consapevole dell'importanza di mantenere tutti i registri in modo chiaro e leggibile modalità e importanza della registrazione delle informazioni nel momento in cui l'attività viene svolta. I dipendenti responsabili del monitoraggio dei punti critici di sicurezza alimentare (CCP, CQP) nel processo sono tenuti a firmare il record indicante l'iscrizione e la data in cui è stata effettuata (o elettronicamente autorizzare l'ingresso). Inoltre, il fornitore è tenuto a garantire che il personale responsabile verifica dei registri di sicurezza alimentare: firmano e datano ogni record che esaminano come parte della loro verifica attività.

Le registrazioni devono essere conservate in condizioni di sicurezza come richiesto dalle specifiche del cliente e legislazione. I record devono essere archiviati in modo sicuro in modo che non vengano danneggiati in modo che possano essere recuperati a fini investigativi. Il Codice SQF stabilisce che i record devono essere adeguati autorizzato e deve essere archiviato come richiesto dalla società, dal cliente o dalla legislazione. Vari i ruoli all'interno dell'azienda possono essere responsabili del completamento dei record, compresi quelli che responsabile del monitoraggio, del collaudo e/o dell'audit. Altri membri del personale (incluso il SQF professionista) può essere responsabile della verifica dell'accuratezza delle registrazioni e uno o più possono essere responsabile del recupero e dell'archiviazione dei record. Tutti questi individui devono essere identificati e nominati consapevoli delle proprie responsabilità.

L'archiviazione può essere elettronica o cartacea. Il fornitore deve disporre dei mezzi per gestire sicurezza elettronica dei registri, firme elettroniche di monitor e revisori e mezzi per revisione elettronica. Nei registri cartacei, l'uso del liquido correttivo per correggere le correzioni è non consigliato. Una linea attraverso la registrazione imprecisa, con una registrazione accurata e si consigliano le iniziali del monitor.

Non è prevista una durata prescritta per la conservazione dei record. Per alcuni fornitori, può essere prescritto dalla legislazione, dai requisiti del cliente o dalla copertura assicurativa. Oltre a quelli requisiti, la regola generale è quella di conservare i registri relativi alla durata di conservazione commerciale del prodotto (cioè il tempo massimo prima del consumo). Tuttavia, per i prodotti a breve scadenza, i fornitori deve conservare i registri almeno oltre la successiva verifica di ricertificazione.

Perché è nel Codice e perché è importante?

I record sono le informazioni sulle operazioni di elaborazione registrate sui moduli, che devono essere chiaro, conciso, leggibile e accurato e include report e documenti esterni che dimostrare la conformità ai requisiti del codice SQF.

RIO Road to Audit (registrazioni, interviste e osservazioni)