Registros

Definição

A retenção de registros faz parte do processo de controle de documentos para garantir que os formulários preenchidos e outros registros são mantidos de acordo com o cliente, a empresa e as normas requisitos.

Diretrizes de Implementação e Auditoria

O que isso significa?

O fornecedor deve desenvolver um procedimento escrito documentando as responsabilidades pela conclusão registros (por exemplo, registros de monitoramento, inspeção, registros de testes, etc.) e identificação dos responsáveis para verificar os registros. Funcionários responsáveis pelo monitoramento e registro das atividades deve estar ciente da importância de manter todos os registros de forma clara e legível a forma e a importância de registrar as informações no momento em que a atividade é realizada. Os funcionários responsáveis por monitorar os pontos críticos de segurança de alimentos (CCPs, CQPs) no processo são obrigados a assinar o registro indicando a entrada e a data em que foi feita (ou eletronicamente autorizar a entrada). Além disso, o fornecedor deve garantir que a equipe responsável por verificação de registros de segurança de alimentos, assine e date cada registro que eles revisam como parte de sua verificação atividades.

Os registros devem ser mantidos em condições seguras, conforme exigido pelas especificações do cliente e legislação. Os registros devem ser armazenados com segurança para que não sejam danificados e possam ser recuperado para fins de investigação. O Código SQF afirma que os registros devem ser adequados autorizado e deve ser armazenado conforme exigido pela empresa, pelo cliente ou pela legislação. Vários as funções dentro da empresa podem ser responsáveis pelo preenchimento de registros, incluindo aquelas que são responsável pelo monitoramento, teste e/ou auditoria. Outros membros da equipe (incluindo o SQF) praticante) pode ser responsável por verificar a precisão dos registros, e um ou mais podem ser responsável por recuperar e armazenar registros. Todos esses indivíduos devem ser identificados e feitos. conscientes de suas responsabilidades.

O armazenamento pode ser eletrônico ou em papel. O fornecedor deve ter os meios para gerenciar o segurança eletrônica de registros, assinaturas eletrônicas de monitores e revisores e os meios para revisão eletrônica. Em registros em papel, o uso de fluido de correção para tratar as correções é não recomendado. Uma linha através da gravação imprecisa, com gravação precisa e as iniciais do monitor são recomendadas.

Não há duração prescrita para a retenção de registros. Para alguns fornecedores, pode ser prescrito pela legislação, requisitos do cliente ou cobertura de seguro. Além desses requisitos, a regra geral é manter registros da vida útil comercial do produto (ou seja, o tempo máximo antes do consumo). No entanto, para produtos com prazo de validade curto, fornecedores devem reter registros após a próxima auditoria de recertificação, no mínimo.

Por que está no Código e por que é importante?

Registros são as informações sobre operações de processamento registradas em formulários, que devem ser claro, conciso, legível e preciso e inclui relatórios e documentos externos que demonstrar conformidade com os requisitos do código SQF.

RIO Road to Auditories (registros, entrevistas e observações)