Registros

Definición

La retención de registros es parte del proceso de control de documentos para garantizar que los formularios completados y otros registros se mantienen de acuerdo con el cliente, la compañía y las regulaciones requisitos.

Guía de implementación y auditoría

¿Qué significa?

El proveedor debe desarrollar un procedimiento escrito que documente las responsabilidades para completar registros (por ejemplo, registros de monitoreo, inspección, registros de pruebas, etc.) e identificación de los responsables para verificar los registros. Empleados que se encargan de las actividades de monitoreo y registro debe ser consciente de la importancia de mantener todos los registros de manera clara y legible la manera y la importancia de registrar la información en el momento en que se realiza la actividad. Los empleados responsables de monitorear los puntos críticos de inocuidad alimentaria (CCP, CQP) en el proceso están obligados a firmar el acta que indique la entrada y la fecha en que se realizó (o electrónicamente autorizar la entrada). Además, se requiere que el proveedor asegure que el personal responsable verificar los registros de inocuidad alimentaria firmar y fechar cada registro que revisen como parte de su verificación actividades.

Los registros deben conservarse bajo condiciones seguras según lo requieran las especificaciones del cliente y legislación. Los registros deben almacenarse de forma segura para que no se dañen para que puedan ser recuperados para fines de investigación. El Código SQF establece que los registros deben ser adecuados autorizado y debe almacenarse según lo requiera la corporación, el cliente o la legislación. Varios los roles dentro del negocio pueden ser responsables de completar los registros, incluidos aquellos que son responsable del monitoreo, prueba y/o auditoría. Otros miembros del personal (incluido el SQF practicante) puede ser responsable de verificar la exactitud de los registros, y uno o más pueden ser responsable de recuperar y almacenar registros. Todas esas personas deben ser identificadas y hechas conscientes de sus responsabilidades.

El almacenamiento de información puede ser electrónico o basado en papel. El proveedor debe contar con los medios para administrar la seguridad electrónica de los registros, las firmas electrónicas de los monitores y revisores, y los medios para revisión electrónica. En los registros basados en papel, el uso de fluido de corrección para hacer frente a las correcciones es no recomendado. Una línea a través de la grabación inexacta, con grabación precisa y Se recomienda el uso de iniciales del monitor.

No hay una duración prescrita para la retención de registros. Para algunos proveedores, puede ser prescrito por la legislación, los requisitos del cliente o la cobertura del seguro. Aparte de esos requisitos, la regla general es conservar registros de la vida útil comercial del producto (es decir, el tiempo máximo antes del consumo). Sin embargo, en el caso de productos de corta duración, los proveedores debe conservar registros más allá de la próxima auditoría de recertificación, como mínimo.

¿Por qué está en el Código y por qué es importante?

Los registros son la información sobre las operaciones de procesamiento registradas en los formularios, que deben ser claro, conciso, legible y preciso e incluye informes externos y documentos que demostrar conformidad con los requerimientos del código SQF.

RIO Camino a las Auditorías (Registros, Entrevistas y Observaciones)