Registros

Definição

A retenção de registros faz parte do processo de controle de documentos para garantir que os formulários preenchidos e outros registros são mantidos de acordo com o cliente, a empresa e os regulamentos requisitos.

Requisitos de Código Aplicáveis

  • 2.2.3

Termos do glossário de avaliações

  • Nenhum

Orientação de Implementação e Auditoria

O que isso significa?

O fornecedor deve desenvolver um procedimento escrito documentando as responsabilidades de conclusão registros (por exemplo, registros de monitoramento, inspeção, registros de testes, etc.) e identificação dos responsáveis para verificar os registros. Funcionários responsáveis por monitorar e registrar atividades deve estar ciente da importância de manter todos os registros de forma clara e legível forma e a importância de registrar as informações no momento em que a atividade é realizada. Os funcionários responsáveis pelo monitoramento de pontos críticos de segurança de alimentos (CCPs, CQPs) no processo são obrigados a assinar o registro indicando a entrada e a data em que foi feita (ou eletronicamente autorizar a entrada). Além disso, o fornecedor deve garantir que a equipe responsável por verificando os registros de segurança de alimentos, assine e coloque a data em cada registro que eles revisam como parte de sua verificação. atividades (consulte 2.5.4).

Os registros devem ser mantidos sob condições seguras, conforme exigido pelas especificações do cliente e legislação. Os registros devem ser armazenados com segurança para que não sejam danificados para que possam ser recuperado para fins de investigação. O Código SQF afirma que os registros devem ser adequados autorizado e deve ser armazenado conforme exigido pela empresa, pelo cliente ou pela legislação. Vários as funções dentro da empresa podem ser responsáveis pelo preenchimento de registros, incluindo aquelas que são responsável pelo monitoramento, teste e/ou auditoria. Outros membros da equipe (incluindo o SQF) profissional) pode ser responsável por verificar a precisão dos registros, e um ou mais podem ser responsável por recuperar e armazenar registros. Todos esses indivíduos devem ser identificados e criados cientes de suas responsabilidades.

O armazenamento pode ser eletrônico ou baseado em papel. O fornecedor deve ter os meios para gerenciar o segurança eletrônica de registros, assinaturas eletrônicas de monitores e revisores e os meios para revisão eletrônica. Em registros em papel, o uso de fluido de correção para tratar as correções é não recomendado. Uma linha através da gravação imprecisa, com gravação precisa e as iniciais do monitor são recomendadas.

Não há duração prescrita para a retenção de registros. Para alguns fornecedores, pode ser prescrito pela legislação, pelos requisitos do cliente ou pela cobertura de seguro. Além desses requisitos, a regra geral é manter registros da vida útil comercial do produto (ou seja, o tempo máximo antes do consumo). No entanto, para produtos com prazo de validade curto, fornecedores deve reter registros após a próxima auditoria de recertificação, no mínimo.

Por que está no Código e por que é importante?

2.2.3 é uma cláusula obrigatória.

Os registros são as informações sobre as operações de processamento registradas em formulários, que devem ser claro, conciso, legível e preciso e inclui relatórios e documentos externos que demonstrar conformidade com os requisitos do código SQF.

RIO Road to Auditories (registros, entrevistas e observações)

Registros

A seguir estão exemplos de registros e/ou documentos para auxiliar na implementação e revisão deste tópico:

  • Procedimento de registro
  • Matriz de retenção de registros

Entrevistas

A seguir estão exemplos de pessoas para entrevistar para ajudar em a implementação e revisão deste tópico:

  • Praticante de SQF
  • Controle de documentos especialista
  • Operador CCP/CQP

A seguir estão exemplos de perguntas de entrevista para perguntar auxiliar na implementação e revisão deste tópico:

  • Que treinamento você tem? recebido ao concluir, revisando ou aprovando registros?
  • O que você faz se você cometer um erro gravando informações?

Observações

A seguir estão exemplos de observações para auxiliar na implementação e revisão deste tópico:

  • Observe a fabricação pessoal completando formulários e/ou verificação registros concluídos
  • Revise o registro local de retenção para papel e/ou eletrônico registros

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Data atualizada : 2022/12/01

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