記錄

定義

記錄保留是文件控制過程的一部分，以確保填妥的表格和 其他記錄根據客戶、公司和監管的規定進行保存 要求。

適用的守則要求

• 2.2.3

檢閱詞彙表術語

• 無

實施及審核指引

這是什麼意思？

供應商必須制定書面程序，記錄完成責任 記錄（例如監察記錄、檢驗、測試記錄等）以及識別負責人 用於驗證記錄。負責監控和記錄活動的員工 必須注意保存所有記錄以清晰易讀的重要性 活動進行時記錄資訊的方式及重要性。 負責監控過程中關鍵食品安全點（CCP、CQP）的員工 須簽署記錄，指出作品及作出日期（或以電子方式）簽署 授權條目）。此外，供應商須確保負責的人員 驗證食品安全記錄簽署和日期，作為驗證的一部分所審查的記錄 活動（請參閱 2.5.4）。

記錄必須根據客戶規格要求在安全的條件下保存和 立法。記錄必須安全地存儲，以免損壞，以便可以 為調查目的獲取。SQF 代碼指出記錄必須適當 授權並必須按照公司，客戶或法例的要求存儲。各種 企業內的角色可能負責填寫記錄，包括那些 負責監控、測試和/或稽核。其他員工成員（包括 SQF） 從業者）可能負責驗證記錄的準確性，而一個或多個可能是 負責檢索和存儲記錄。所有這些個人必須被識別和編制 意識到自己的責任。

存儲可以是電子或紙質的。供應商必須有手段來管理 記錄的電子保安、監察人員和審核人員的電子簽名，以及 電子審查。在紙質記錄上，使用校正流體來處理更正是 不建議使用。經過不準確的記錄，具有準確的記錄和 建議顯示器的首字母縮寫。

沒有規定的保存記錄的期限。對於某些供應商來說，可能是 法例、客戶要求或保險承保規定。除了那些 要求，一般規則是保留產品商業保存期限的記錄 （即消費前的最長時間）。但是，對於短的保質期產品，供應商 必須至少保留下一次重新認證審核之後的記錄。

為什麼它包含在《守則》中，為什麼它很重要？

2.2.3 是強制性條款。

記錄是表單上記錄的有關處理操作的信息，這些信息必須是 清晰、簡潔、清晰、準確，並包括外部報告和文件 展示符合 SQF 程式碼要求。

RIO 審計之路（記錄，訪談和觀察）