Registros

Definición

La retención de registros es una parte del proceso de control de documentos para garantizar que los formularios cumplimentados y otros registros se mantienen de acuerdo con el cliente, la compañía y la normativa requisitos.

Requerimientos de Código Aplicables

  • 2.2.3

Términos del Glosario de Revisión

  • Ninguno

Orientación de implementación y auditoría

¿Qué significa?

El proveedor debe desarrollar un procedimiento escrito que documente las responsabilidades para completar registros (por ejemplo, registros de monitoreo, inspección, registros de pruebas, etc.) e identificación de los responsables para verificar los registros. Empleados que se encargan de monitorear y registrar las actividades deben ser conscientes de la importancia de mantener todos los registros de una manera clara y legible manera y la importancia de registrar la información en el momento en que se realiza la actividad. Los empleados responsables de monitorear los puntos críticos inocuidad alimentaria (CCP, CQP) en el proceso están obligados a firmar el acta indicando la entrada y la fecha en que se realizó (o electrónicamente autorizar la entrada). Además, se requiere que el proveedor se asegure de que el personal responsable de verificar registros de inocuidad alimentaria firmar y fechar cada registro que revisen como parte de su verificación actividades (consulte 2.5.4).

Los registros deben conservarse en condiciones seguras según lo requieran las especificaciones del cliente y legislación. Los registros deben almacenarse de forma segura para que no se dañen para que puedan ser recuperados con fines de investigación. El Código SQF establece que los registros deben ser autorizado y debe ser almacenado según lo requiera la corporación, el cliente o la legislación. Varios los roles dentro del negocio pueden ser responsables de completar los registros, incluidos aquellos que están responsable de monitorear, probar y/o auditar. Otros miembros del personal (incluyendo el SQF practicante) puede ser responsable de verificar la exactitud de los registros, y uno o más pueden ser responsable de recuperar y almacenar registros. Todos esos individuos deben ser identificados y hechos conscientes de sus responsabilidades.

El almacenamiento puede ser electrónico o basado en papel. El proveedor debe contar con los medios para gestionar el la seguridad electrónica de los registros, las firmas electrónicas de los monitores y revisores, y los medios para revisión electrónica. En los registros en papel, el uso de líquido corrector para abordar las correcciones es no recomendado. Una línea a través de la grabación inexacta, con grabación precisa y Se recomiendan las iniciales del monitor.

No hay duración prescrita para la retención de registros. Para algunos proveedores, puede ser prescrito por la legislación, los requisitos de los clientes o la cobertura del seguro. Aparte de esos requisitos, la regla general es conservar registros de la vida útil comercial del producto (es decir, el tiempo máximo antes del consumo). Sin embargo, para productos de corta vida útil, los proveedores deben conservar registros más allá de la siguiente auditoría de recertificación, como mínimo.

¿Por qué está en el Código y por qué es importante?

2.2.3 es una cláusula obligatoria.

Los registros son la información sobre las operaciones de procesamiento registradas en los formularios, los cuales deben ser claro, conciso, legible y preciso e incluye informes y documentos externos que demostrar conformidad con los requisitos del código SQF.

RIO Road to Auditorías (Registros, Entrevistas y Observaciones)

Registros

Los siguientes son ejemplos de registros y/o documentos a ayudar en la implementación y revisión de este tema:

  • Procedimiento de registro
  • Matriz de retención de registros

Entrevistas

Los siguientes son ejemplos de personas a entrevistar para ayudar en la implementación y revisión de este tema:

  • Practicante SQF
  • Control de documentos especialista
  • Operador CCP/CQP

Los siguientes son ejemplos de preguntas de la entrevista para hacer ayudar en la implementación y revisión de este tema:

  • Qué capacitación tienes recibidos al completar, revisar o aprobar registros?
  • ¿Qué haces si cometer un error ¿registrar información?

Observaciones

Los siguientes son ejemplos de observaciones para ayudar en el implementación y revisión de este tema:

  • Observe la fabricación personal completando formularios y/o verificar registros completados
  • Revisar el registro ubicación de retención para papel y/o electrónico registros

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Fecha de Actualización : 2022/12/01

Las traducciones se proporcionan como un servicio a los clientes de SQF y se proporcionan “tal cual”. No se ofrece ninguna garantía de ningún tipo, ya sea expresa o implícita, en cuanto a la exactitud, confiabilidad o corrección de las traducciones hechas del inglés a cualquier otro idioma.