Gestion du changement

Définition

La gestion du changement est une approche systématique de gestion des changements apportés aux processus, aux produits, aux systèmes et aux structures organisationnelles, entre autres choses, pour s'assurer qu'ils atteignent les résultats souhaités sans conséquences imprévues. Dans le contexte des systèmes de salubrité des aliments, il s'agit de planifier, d'évaluer, de documenter, de communiquer et de vérifier les changements afin de maintenir l'intégrité et l'efficacité du système de salubrité alimentaire.

Le changement organisationnel est une sorte de relooking pour les entreprises. Il s'agit de s'adapter au monde qui nous entoure et d'améliorer les choses. Ce faisant, nous pouvons contribuer à la réussite de notre stratégie de changement organisationnel.

Directives de mise en œuvre et Audit

Qu'est-ce que cela veut dire ?

• Ce changement introduira-t-il de nouveaux dangers ? Cela influe-t-il sur les programmes prérequis, les limites critiques ou d'autres contrôles préventifs dans notre plan de salubrité alimentaire ?
• Cela pourrait-il causer des problèmes de conformité avec la FDA ou d'autres règlements ?

La gestion du changement est un élément essentiel d'un système efficace de salubrité alimentaire parce que l'ensemble du système est interconnecté et que tous les éléments interagissent les uns avec les autres. Les processus, les ingrédients, les personnes et l'équipement travaillent ensemble pour assurer la salubrité et la qualité de la production aliment. Un changement dans un domaine peut se répercuter sur d'autres de manière inattendue. Par exemple, une installation qui passe à un nouveau désinfectant peut constater que même s'il tue efficacement les bactéries, il laisse des résidus nécessitant des temps de rinçage plus longs, ce qui crée des retards ou des problèmes de qualité des produits. En l'absence d'un processus officiel de gestion du changement, de tels impacts pourraient seulement se faire jour après un incident lié à salubrité alimentaire ou une non-conformité réglementaire, lorsqu'il est trop tard.

De plus, la gestion du changement fait preuve de diligence raisonnable et de conformité réglementaire, ce qui est essentiel en vertu de lois comme la FSMA. Les organismes de réglementation et les vérificateurs veulent la preuve qu'une entreprise évalue de manière proactive les changements plutôt que de réagir aux problèmes après qu'ils se produisent. Un processus de changement documenté fournit cette preuve. Il montre que les décisions ont été prises délibérément, que les dangers ont été évalués et que les risques ont été maîtrisés. Elle contribue également à assurer une qualité constante des produits, à protéger la réputation de la marque et à favoriser une culture d'amélioration continue. En fin de compte, la gestion du changement ne consiste pas à prévenir le changement, mais à s'assurer que les changements se produisent de manière sécuritaire, légale et d'une manière qui renforce, et non affaiblit, le système de salubrité alimentaire.

Il est toujours préférable de consacrer du temps à évaluer et à surveiller correctement les changements à l'avance plutôt que d'attendre qu'un écart ou un incident révèle un problème. La gestion proactive du changement permet aux organisations de détecter les tendances, d'identifier les changements subtils dans les processus et de mettre en œuvre des mesures préventives avant qu'un produit ne devienne dangereux ou non conforme. Attendre qu'un écart se produise peut entraîner des rappels coûteux, une perte de confiance des clients et des conséquences réglementaires, sans parler du gaspillage de produits et de ressources. Une gestion prudente du changement aide à prévenir ces résultats en veillant à ce que les changements soient contrôlés et que les risques soient atténués avant qu'ils puissent avoir une incidence sur les produits finis.

Le site doit documenter et mettre en œuvre une procédure d'évaluation de tout changement qui pourrait avoir une incidence sur la salubrité et la qualité des aliments, notamment :

• Formulations de produits et procédés de fabrication des produits visés par la attestation.
• Matériaux, ingrédients, étiquettes, autres intrants ou équipement.
• Spécifications relatives aux matières premières, à l'emballage, aux produits chimiques, aux auxiliaires technologiques, aux services contractuels et aux produits finis.
• Plans de Salubrité alimentaire, y compris les limites de contrôle critiques.
  

Contenu de la procédure

Une procédure de gestion du changement peut comprendre, entre autres, les étapes suivantes :

1. Initiation du changement : Cette étape commence lorsqu'une personne identifie un besoin de changement, qu'il s'agisse d'améliorer l'efficacité, de réduire les coûts, de résoudre des problèmes, de régler les problèmes des fournisseurs ou de mettre en œuvre des mesures correctives découlant de vérifications ou de plaintes. Les changements peuvent être planifiés (p. ex. une mise à jour programmée de la formulation), imprévus (p. ex. indisponibilité soudaine du fournisseur), temporaires (p. ex. utilisation de matériaux de substitution pendant une période limitée) ou urgents (p. ex. remplacement urgent de l'équipement en raison d'une panne).
   1. Indiquez le changement proposé et sa justification.
   2. Classer le changement comme prévu, imprévu, temporaire ou d'urgence.
   3. Exemple :
      1. Une équipe de marketing demande une nouvelle saveur de yogourt pour une promotion saisonnière (changement prévu).
      2. La récolte d'un fournisseur clé d'épices a échoué et le site doit trouver un substitut de toute urgence (changement imprévu).
      3. L'équipement tombe en panne et une solution de traitement temporaire est proposée (changement d'urgence).
2. Évaluation d'impact : À cette étape, l'équipe évalue comment le changement proposé pourrait avoir une incidence sur salubrité alimentaire, la qualité des produits, la conformité aux exigences légales et réglementaires, les exigences des clients et les opérations commerciales. Il est essentiel d'examiner comment le changement pourrait introduire de nouveaux dangers ou augmenter les risques existants.
   1. Évaluer les répercussions potentielles sur salubrité alimentaire, la conformité juridique, la qualité et la continuité des activités.
   2. Déterminer si de nouveaux dangers sont introduits ou si les dangers existants sont augmentés.
   3. Tenir compte des répercussions sur les contrôles préventifs, les CCP, les limites critiques et les activités de surveillance.
   4. Pensez également à la façon dont les changements dans un élément peuvent avoir une incidence positive ou négative sur d'autres éléments.
   5. Exemples :
      1. Pour passer à un autre fournisseur de gélatine, il faut examiner les risques liés aux allergènes et vérifier les certifications halal ou casher pour s'assurer que les allégations de produits demeurent valides.
      2. Le remplacement d'un ingrédient peut modifier le pH du produit, ce qui peut avoir une incidence sur la sécurité microbienne et la durée de conservation.
3. Évaluation des risques : Une évaluation des risques documentée devrait être effectuée à l'aide de la matrice des risques de l'installation pour quantifier à la fois la probabilité et la gravité de tout danger que le changement pourrait introduire. L'objectif est de s'assurer que les risques demeurent à des niveaux acceptables.
   1. Effectuer une évaluation des risques documentée pour tout changement proposé à l'aide de la matrice de risque du site.
   2. Veiller à ce que le risque demeure acceptable.
   3. Exemple :
      1. L'introduction d'un nouveau mélange d'épices nécessite d'évaluer s'il pourrait introduire un risque de salmonelle en fonction des rappels connus et des incidents survenus dans les chaînes d'approvisionnement d'épices.
      2. Pour ajuster un processus thermique, il faut réévaluer si la nouvelle combinaison temps/température inactivera toujours efficacement les agents pathogènes.
4. Approbation : Le personnel autorisé, y compris salubrité alimentaire, l'assurance de la qualité et la gestion des opérations, doit approuver formellement tout changement proposé avant la mise en œuvre. L'approbation assure la responsabilisation et garantit qu'aucun ministère ne peut introduire de changements sans tenir compte des répercussions sur salubrité alimentaire sur d'autres éléments du système de salubrité des aliments ou sur les systèmes d'autres ministères de l'organisation.
   1. Obtenir l'approbation du personnel autorisé (p. ex., AQ, équipe de Salubrité Alimentaire, direction).
   2. Exemple :
      1. L'équipe de salubrité alimentaire et le directeur de l'usine signent un plan de remplacement d'un ingrédient de sauce après avoir confirmé les mises à jour de l'étiquetage des allergènes et la documentation du fournisseur.
5. Mise en œuvre : Une fois approuvés, le ou les changements sont exécutés. Cette étape comprend la formation du personnel pertinent, la mise à jour des procédures ou des instructions de travail et l'assurance que toutes les équipes savent comment opérer dans les nouvelles conditions.
   1. Planifier et exécuter le changement avec des responsabilités et des échéanciers documentés.
   2. Exemple :
      1. Après l'approbation d'une nouvelle machine de remplissage, le personnel de maintenance l'installe et le personnel de production reçoit une formation sur les procédures de nettoyage et d'exploitation.
      2. Utiliser le contrôle statistique des processus comme outil de surveillance pour déterminer les tendances et les changements mineurs dans le processus afin de mettre en œuvre des mesures préventives avant qu'un écart ne se produise.
6. Validation et vérification : La validation confirme que le changement permettra d'atteindre le résultat escompté, tandis que la vérification vérifie que le changement a été mis en œuvre correctement et qu'il fonctionne comme prévu. La validation implique souvent des essais, des essais ou des analyses de données.
   1. Valider ces changements, maintenir ou améliorer les contrôles de salubrité alimentaire.
   2. Effectuer des activités de vérification pour confirmer l'efficacité.
   3. Exemple :
      1. Validation : Mener des études de contestation microbienne pour prouver que le nouveau procédé thermique contrôle efficacement les agents pathogènes.
      2. Vérification : Examiner les dossiers de processus sur plusieurs séries de production pour confirmer que le nouveau procédé atteint systématiquement les limites critiques.
7. Documentation et communication : Chaque changement doit être clairement documenté. Les dossiers doivent inclure la raison du changement, les évaluations des risques effectuées, les décisions prises, les résultats de validation et toute mise à jour des procédures. La communication est essentielle pour que tous les intervenants sachent ce qui a changé et comment cela les affecte.
   1. Consigner le changement, les résultats de l'évaluation et les décisions prises.
   2. Communiquer les détails pertinents à l'interne et à l'externe, au besoin.
   3. Exemple :
      1. Mettre à jour les SOP pour tenir compte du nouveau processus de nettoyage d'une pièce d'équipement.
      2. Envoi d'une note interne aux opérateurs soulignant les nouveaux paramètres CCP après des changements de processus.
8. Examen et clôture : Un examen postérieur à la mise en œuvre évalue le succès du changement et veille à ce qu'il n'y ait aucune incidence négative involontaire. Le changement n'est considéré comme clos qu'une fois que l'examen est terminé et que toute la documentation est finalisée.
   1. Effectuer un examen après la mise en œuvre pour s'assurer qu'il n'y a pas de conséquences imprévues.
   2. Exemple :
      1. Après avoir mis en œuvre de nouveaux matériaux d'emballage, l'équipe examine les données sur la qualité sur plusieurs semaines pour confirmer qu'aucune défaillance des joints ou aucun problème de contamination du produit n'est survenu.
      2. Documenter les constatations de l'examen et archiver les dossiers à des fins de audit.

Attentes en matière de Audit

Les vérificateurs chercheront, entre autres choses :

• Une procédure de gestion du changement approuvée et documentée.
• Preuve que tous les changements survenus depuis la dernière audit ont fait l'objet d'un processus documenté.
• Dossiers démontrant :
  • Description du changement.
  • Évaluation de l'impact et des risques réalisée.
  • Approbations obtenues du personnel concerné.
  • Résultats des activités de validation et de vérification.
  • Mises à jour apportées aux procédures, aux instructions de travail ou aux registres.
  • Communication interne avec le personnel touché.
• Confirmation que les dangers potentiellement introduits par les changements ont été efficacement maîtrisés.

Les vérificateurs échantillonneront les changements mis en œuvre depuis la audit précédente pour évaluer le respect de la procédure documentée et la conformité réglementaire. Les vérificateurs peuvent interroger les employés pour confirmer qu'ils sont au courant des changements et examiner les dossiers pour vérifier la conformité avec les procédures documentées et les exigences réglementaires.

Route de RIO vers les vérifications (dossiers, entrevues et observations)

Références supplémentaires

Vous trouverez ci-dessous une liste de références fiables pouvant appuyer l'élaboration, la mise en œuvre et la vérification d'un programme de gestion du changement dans un contexte de salubrité alimentaire. Ces références couvrent à la fois l'aspect technique (lois et règlements sur salubrité alimentaire) et le côté gestion (principes de gestion du changement et pratiques exemplaires).

• Codex Alimentarius — Principes généraux d'hygiène alimentaire (CXC 1-1969, dernière révision).
• ISO 10020, version actuelle Systèmes de management de la qualité.