Tammie Van Buren: Bienvenidos a todos a nuestro webinar en este hermoso miércoles. Administración de cambios de SQF edición 10. Sabes una de las cosas que decimos es que la gestión del cambio siempre ha estado en el código. Simplemente ha sido un poco escondido. Así que vamos a dibujarlo como un elemento separado. Nuevo para la edición 10.
Entonces hoy me une Prasant y voy a repasar una diapositiva, contarte de nuestro antioxidante y luego se lo voy a entregar y dejar que se presente. Así que como siempre SQFI, seguimos la declaración antioxidante del FMI. No estamos aquí para violar la ley antioxidante hablando de cosas que no deberíamos como dividir territorios o fijar precios o boicotear. Cualquiera de esos temas de los que simplemente nos vamos a mantener alejados. Como siempre, si desea una copia de eso, comuníquese con SQFI. Estaremos encantados de proporcionarle una copia.
Pero hoy vamos a hablar de la gestión del cambio, de la inocuidad alimentaria. Esos son temas de los que podemos hablar sin violar la ley anticorrosiva y así con eso si la conversación se dirige de esa manera voy a hablar, te sientes libre de hablar y vamos a seguir adelante, pero Prasant cuéntanos un poco sobre ti.
Prasant Prusty: Bueno Tammie muchas gracias por esta oportunidad y gracias SQFI por darnos la plataforma para presentar una experiencia de gestión de cambios a la audiencia de SQF. Acerca de mí soy el fundador y CEO de Smart Food Safe pero antes de eso me llamo yo solía ser practicante de SQF y auditor de SQF y así la inocuidad alimentaria se me ha ido a la sangre y por eso voy a estar compartiendo mi experiencia práctica con respecto a la gestión del cambio y los nuevos requisitos de todos modos así que hablemos de la gestión del cambio. Entonces en el día de hoy lo que voy a cubrir nuestra agenda para hoy será hablar de la gestión del cambio en la edición 10 que viene en breve. ¿Cuáles son los requerimientos de cláusulas de SQFI y cómo se construye un proceso de administración de cambios? Dado que este es un nuevo requisito, estoy bastante seguro de que vamos a recibir mucha pregunta. Oye, soy SQF edición 9, quiero ir a la edición 10.
¿Cómo construyo un proceso de administración de cambios? Y luego compartiremos algunos ejemplos prácticos sobre cómo crear un registro de administración de cambios y cuando realice una auditoría definitivamente tendrá que demostrar su preparación para los requerimientos de administración de cambios. Hablaremos de eso y finalmente vamos a ir a lo digital ahora mismo todo el mundo está hablando de tecnologías inteligentes de IA si hay alguna manera de que nuestra gestión del cambio pueda ser digital o mejor eficiencia vamos a hablar de eso y luego tendremos algo de tiempo para las preguntas y respuestas alrededor de 10 a 15 minutos al final tomaremos algunas preguntas de la audiencia bien así que con esa nota vamos a hablar de la edición 10. Todos sabemos de que la edición 10 viene muy pronto y hoy todavía tenemos la edición 9 pero los tres elementos principales están surcando en la edición 10 la cultura de inocuidad alimentaria gestión del cambio y monitoreo ambiental. Pero hoy vamos a aprender sobre qué es la administración del cambio, cómo puedo adaptarme a un nuevo requerimiento de administración de cambios. Pero lo que es más importante, ¿cómo podemos utilizar este nuevo requisito para que progresen las mejores prácticas en nuestra certificación SQF?
Bien. Entonces ahora hablemos de lo que es la administración del cambio. Como saben, SQF tiene un hermoso documento orientativo disponible en su sitio web. Si quieres saber más sobre eso, te recomendaría ir y descargar la guía de gestión de cambios del sitio web de SQFI que tiene mucha información y que puede responder la mayor parte de la pregunta que puedas tener de esta demo. Bien. Entonces ahora la gestión del cambio los tres pilares importantes del proceso de gestión del cambio y yo llamaría a que las personas procesen y todo lo que hagamos debe estar justificado por un riesgo.
Entonces sin un riesgo no hay justificación. Entonces ahora hablemos de la gente. Sabes que la gente es dueña del proceso. Tu programa de inocuidad alimentaria o programa SQA tu cultura de inocuidad alimentaria es propiedad de las personas por lo que eso significa que están juegan un papel crítico en tu proceso de gestión del cambio tu proceso ahí es donde ocurre el cambio por lo que necesitas entender en qué parte del proceso está sucediendo el cambio y entonces cuál es el riesgo cada vez que intentas hacer algo siempre preguntas cuál es el riesgo de este cambio así que en eso ahora hablemos de código. Bien. ¿Qué dice el Código SQF?
El nuevo requisito en la cláusula 2.3.5 de la Edición 10 SQF. Y voy a leer línea por línea para que entendamos el requisito. El sitio SAL documenta e implementa un procedimiento para evaluar cualquier cambio incluyendo los cambios temporales, de emergencia, no planificados o los realizados como resultado de un proceso de acción correctiva que pudiera impactar la inocuidad alimentaria o el sistema de inocuidad alimentaria. Entonces estos son los requisitos del Código SQF y se aplica a lo que sea su formulación de producto o procesos de fabricación. Podría aplicarse a sus materiales podrían ser equipos de importación de etiquetas de ingredientes. Podría aplicarse a su especificación o podría aplicarse a su plan de inocuidad alimentaria.
Entonces cualquier cosa y todo podría ser aplicable a un proceso de administración de cambios. Y escapar también requiere que los cambios sean confirmados o validados, documentados, comunicados según sea necesario en un marco de tiempo que garantice que se mantenga su inocuidad alimentaria. Así que eso es lo que requiere SQF. Ahora vamos a desglosar los requisitos en vamos a tomar algunos ejemplos prácticos de por qué se requiere la edad de gestión del cambio en la inocuidad alimentaria. Entonces has estado viniendo de lo que estás viniendo de las industrias y ya sabes vamos a tomar un ejemplo práctico. Ahora el negocio quiere ahorrar energía reduciendo el tiempo de cocción que podría ser un ejemplo práctico pero también sabemos que la medida de ahorro de costos podría tener una implicación práctica en su letalidad del tratamiento térmico.
Sea lo que sea que esté tratando de hacer, si está tratando de ahorrar energía y eso también podría crear una fuerza de riesgo o está tratando de cambiar de proveedor de material de empaque sin pasar por un proceso de administración de cambios. Si su nuevo proveedor de empaques no tiene el mismo nivel de composición química, eso podría introducir contaminación adicional por migración química. O si cuentas con un sistema de gestión de inocuidad alimentaria y que esté interconectado desde la recepción hasta el envío. Si algo cambia en todo ese proceso desde la recepción hasta el envío eso puede causar un incidente de inocuidad alimentaria porque algo ha cambiado. Entonces, el requisito aquí por qué la inocuidad alimentaria por qué la administración del cambio es importante porque, en última instancia, tiene implicaciones para su integridad de inocuidad alimentaria, su preparación para la auditoría. Por supuesto, cualquier incidente de inocuidad alimentaria también puede tener implicaciones regulatorias y, lo que es más importante, la confianza del consumidor.
Bien. Entonces, ¿por qué los alimentos? ¿Por qué la gestión del cambio es tan importante para la industria alimento? Todos sabemos que cuando tiene una operación multisitio y una se realizan cambios en un el sitio que no se comunica o implementa adecuadamente en otros sitios, puede tener su implicación a pesar de que no inició el cambio, sino que fue hecho por algún otro el sitio que es parte de sus requisitos reglamentarios. Si tienes algún otro requerimiento de los cambios normativos complejidad técnica sabes a veces tenemos una acción correctiva pero como prácticamente no es posible dentro de la ventana puede que tengamos que hacer algún mosaico y eso podría requerir un requisito de cambio de iniciativa y lo más importante la cultura de inocuidad alimentaria la cultura de inocuidad alimentaria y siempre digo esto a todos que la gente es dueña de la cultura de inocuidad alimentaria. Eso significa que la gente es dueña del programa de inocuidad alimentaria.
Si su gente no es dueña del programa de inocuidad alimentaria, entonces su comportamiento, su mentalidad podría iniciar el riesgo de inocuidad alimentaria. Ahora bien, ¿cómo se clasifica el cambio? Y estoy bastante seguro de que la mayoría de ustedes estaría de acuerdo en que la mayoría de sus cambios son imprevistos o temporales o de emergencia en la industria alimento que encontraría que siempre está en plan cambios temporales de emergencia y esos son los impulsores clave de su riesgo en el sector alimento. Entonces nuestro objetivo y lo que espera SQ es que todos esos cambios temporales o de emergencia no planificados deben estar enraizados a través de un proceso de gestión de cambios planificado y de esto es de lo que vamos a platicar en estas presentaciones de hoy. Entonces, de la manera en que recuerda los siete principios de su plan HACCP, construimos unos seis elementos de su proceso de administración de cambios que llamamos que estos son la base de cualquier proceso de administración de cambios. La política número uno y el alcance.
Si no tiene una política o un procedimiento por escrito sobre cómo debe ocurrir la administración de cambios, entonces no sería capaz de demostrar su cumplimiento. Entonces todo comienza con la documentación. Necesita demostrar cómo va a manejar el cambio. Número dos, ¿quién va a manejar el cambio? Cuál es el papel de un practicante de SQF o de su gerente de planta o del propietario del cambio o de la producción. Entonces, quién es el dueño del cambio y quiénes forman parte del proceso de administración del cambio la evaluación de riesgos es muy importante.
Sé que los principios HACCP hablan de evaluación de riesgos. Del mismo modo, para cada administración de cambios, la evaluación de riesgos es un criterio muy importante. Entonces evaluación de riesgos si me preguntas cómo determino objetivamente el riesgo. Entonces, la mayoría de las veces dices hey el riesgo es bajo pero si te pregunto cómo determinaste cuál fue tu base detrás de la evaluación de riesgos, usaste algún tipo de árbol de decisión o métricas de gravedad de probabilidad. Por lo que esa es una parte importante de su gestión de cambios a justifi para identificar el riesgo, justificar el riesgo y agregar control de cambios basado en el riesgo. Entonces, ¿cómo documenta su proceso de administración de cambios?
Es posible que deba tener algún tipo de lista de verificación, algún tipo de mantenimiento de registros para que se capture el cambio. ¿Cómo comunicas que ha ocurrido un cambio? Y como estaba dando un ejemplo de que los cambios multisitio un el sitio hacía algunos cambios en el proveedor o en el proceso y el otro lado si no se comunicaban adecuadamente entonces no sería capaz de manejar ese cambio en su el sitio. Entonces la capacitación y la comunicación y la última parte que obtuviste para revisar tus cambios son son efectivos son completados según lo solicitado que también es componente importante de tu proceso de administración de cambios. Ahora vamos a desglosar paso a paso cómo podemos crear un proceso de administración de cambios. Ahora paso número uno tienes que iniciar un cambio.
Entonces el cambio debe ser el inicio del cambio debe estar disponible para que todos en la organización en la empresa inicien. Entonces, de la manera en que cualquiera puede iniciar un incidente de salud y seguridad, también debe iniciar una solicitud de cambio. La solicitud de cambio podría estar estructurada de tal manera que sea la razón por la que solicita el cambio. ¿Cuáles son las implicaciones del cambio? Hablaremos de eso en un momento. Por lo tanto, su solicitud de cambio debe incluir no solo una línea subjetiva.
Bien, voy a incluir un cambio en mis ingredientes, material de empaque, proceso, equipo, proveedor donde se va a iniciar el cambio. Entonces, ¿cuál es el cambio por qué y quién lo solicita? Por lo tanto, una vez que tenga su solicitud de cambio definida correctamente, el siguiente paso será la evaluación de impacto. Y este es el ejemplo clásico el ejemplo multi-sitio que te estaba diciendo. Entonces, si realiza una evaluación de impacto de que mis cambios pueden afectar dentro del el sitio o fuera del el sitio, entonces podré tomar las acciones de cambio adecuadas durante mi planificación de control de cambios. Por lo que la evaluación de impacto es un paso muy crucial en términos de mi gestión del cambio.
Entonces cualquier cambio que intentemos incorporar siempre es un impacto al producto o al proceso o a las personas o a la inocuidad alimentaria. Entonces, dependiendo de cómo sea el cambio, la evaluación del impacto podría definirse por el impacto del producto o el impacto del equipo o sus diferentes impactos. Ahora evaluación de riesgos. Entonces, ¿cómo se asegura de que el riesgo de este cambio se calcula objetivamente? Entonces podemos usar lo mismo como la matriz de probabilidad y gravedad HACCP donde puede tener un 2x2 o también podemos tener una gravedad de probabilidad tridimensional y la detectabilidad evaluación tridimensional del riesgo de cambio o hemos visto alguna organización tienen un árbol de decisión de cambio como el árbol de decisión HACCP Q1 Q2 Q3 también podría construir un árbol de decisión de cambio al final del árbol de decisión terminará identificando si el riesgo es mínimo, mayor o crítico. Entonces, una vez que se ha definido la evaluación de riesgos entonces algunos negocios pueden requerir el llamado estudio de factibilidad.
¿Mi cambio es factible? Ahora digamos que alguien está diciendo que me gustaría construir un muro entre las dos líneas de producción diferentes para separar mi contaminación cruzada de alérgenos. Pero construir un muro podría no ser una solución factible. Entonces entonces también se tiene que tomar en consideración si el cambio es factible. ¿Hay algún tipo de implicación en mi implicación financiera en mi proceso, en mi tiempo de inactividad de producción? Por lo que también tienen que ser lo que llamas tomados en consideración como parte de tu evaluación de riesgos.
Entonces, una vez que se evalúa el cambio a partir de una evaluación de impacto de evaluación de riesgos ahora construyamos nuestra planificación de acción nuestra planificación de acción no es más que para realizar este cambio estos son los pasos que se deben completar por ejemplo, quiero que sea que estoy introduciendo un nuevo alérgeno en la línea de proceso. Puede que tenga que actualizar mi procedimiento para el monitoreo de alérgenos. Es posible que tenga que actualizar mi procedimiento de saneamiento para incluir el nuevo alérgeno. Es posible que tenga que validar mi control de alérgenos para asegurarme de que el nuevo alérgeno ha sido controlado en el de la nueva manera. Por lo que eso tiene que definirse en términos de planes de acción y los planes de acción pueden asignarse al usuario interno o externo. A veces algunos cambios pueden estar implicados y debido a sus participantes externos y siempre a veces nos olvidamos de acuerdo, creemos que el cambio es interno pero los participantes externos también pueden ser parte de nuestro plan de acción de cambio, de modo que si vienen al el sitio nuestros contratistas proveedores de servicios también deberían ser parte de mi plan de acción de cambio. Entonces una vez definido el plan de acción ahora podríamos pasar a la etapa de aprobación.
En la etapa de aprobación esta es la etapa de gatekeeping donde podemos decidir que el plan de acción, la evaluación de riesgos, la evaluación de impacto, estén justificados antes de que usted avance a los siguientes pasos. Entonces aquí podría ser un dueño de tu cambio podría ser un Q manager va a revisar los cambios y ellos aprueban antes de que vayas al siguiente paso. Ahora implementación. Entonces aquí es donde vemos el mayor reto porque la gestión del cambio no pertenece a la función de calidad ni a la función de inocuidad alimentaria solamente. La administración del cambio pertenece a toda la organización. Por lo que asegurar que los cambios o planes de acción de cambio sean asignados, comunicados, documentados y seguidos si no se completan es un paso muy importante en nuestro proceso de administración de cambios.
Y es posible que tenga la participación de su departamento multi-ep. Su departamento mantenimiento, producción, calidad, compras o finanzas. Se les tiene que asignar estos planes de acción de cambio y tienen que completar los planes de acción de cambio a tiempo para que antes de que pasemos a nuestro siguiente paso, se completen nuestros remedios o el cambio. Su control de documentos es una parte muy importante de su plan de acción de cambio. La mayoría de los cambios que traiga pueden incluir sus cambios de procedimiento, sus cambios en el registro de monitoreo, los cambios en su plan HACCP, sus cambios kappa, los cambios en la aprobación de su proveedor. Por lo tanto, todo lo que hace parte de su sistema SQF puede verse implicado debido al cambio.
Por lo que ese documento esos documentos o registros respetados deben ser actualizados como parte de su gestión de cambios y luego de nuestra capacitación. Si no comunicas la nueva forma de hacer las cosas, la gente en el piso de la tienda no entenderá cómo aceptar la nueva forma de trabajar. Entonces la capacitación lo que vemos uno de los mayores retos traemos los cambios pero no nos comunicamos o no capacitamos a la gente en el piso no siempre están al tanto de los cambios que ocurren a nivel de gestión o a nivel de equipo o de proceso. Por lo que tienen un conocimiento muy limitado en cuanto a lo que usted llama la gestión del cambio. Por lo tanto, tienen que ponerse al día para comprender cuáles son los cambios que se avecinan y cuál es su papel como parte del nuevo proceso de administración del cambio. Y finalmente llegaste a verificar llegaste a verificar y validar donde fuera necesario.
Sabes que hay una gran diferencia entre una verificación y una validación y dependiendo de tu requerimiento dependiendo de la situación que tengas que determinar si necesito verificar o necesito validar los cambios están debidamente implicados y finalmente tu comprobación de efectividad ante ti una vez que te vayas a vivir y aquí es donde creo que la mayor parte del proceso de gestión de cambios falla que implementemos un cambio, vamos en vivo, entonces no rastreamos si el cambio es efectivo, es el cambio aún efectivo. Entonces tal vez hace seis meses era efectivo pero mañana podría ya no serlo. Entonces, esos que es el último paso que durante tu revisión de gestión si puedes agregar incluyen tu proceso de verificación de efectividad de gestión de cambios que será un buen KPI para entender todos los cambios lo que sea que hayas implementado se controlan efectivamente a través de tu control de cambios y finalmente tienes que cerrar tu proceso de administración de cambios registrarte formalmente y cerrar el proceso. Bien. Así que ahora pasando a las siguientes diapositivas. ¿Cuál es el papel del gerente de calidad o practicante de SQF?
Porque como dije el practicante de SQF o el gerente de calidad no son dueños de la totalidad todos piensan que son dueños del programa pero técnicamente todos son dueños del programa. Entonces, ¿cuál es el papel de un gerente de gestión de calidad e inocuidad alimentaria en todo el proceso de gestión del cambio? Número uno, usted es el dueño del riesgo. Entiende la evaluación de riesgos, la evaluación de impacto mejor que nadie en las organizaciones. Por lo tanto, su aporte en términos de evaluar el impacto y evaluar el riesgo podría ser uno de los principales guardián del rol número uno. Tienes que asegurarte de que los planes de control de cambios, tu plan de capacitación, tu verificación de efectividad, tu verificación de verificación estén sucediendo según lo planeado en la fecha de vencimiento.
Entonces, guardián de cumplimiento, usted hace capacitación y el coaching tiene que asegurarse de que las personas respectivas del departamento estén capacitadas y educadas en el proceso de administración del cambio. Tienes que verificar que eres el dueño de los datos y luego la mejora continua. Tú eres quien impulsa la mejora continua desde una perspectiva de inocuidad alimentaria y llegaste a ser tus líderes de mejora continua. Entonces estos son el papel de un dueño de cambio o gerente de inocuidad alimentaria en el proceso de gestión del cambio. Diapositivas siguientes. Bien.
Así que ahora vamos a tomar un ejemplo práctico. Entonces estaba dando este ejemplo práctico de alérgeno. ¿Por qué dije alergeno? Porque sabes que el alérgeno es uno de los más lo que llamas riesgo crítico de inocuidad alimentaria en la industria. Ahora digamos si desea agregar un nuevo alérgeno de nuez de árbol a la línea de ingredientes. Ahora sigamos los 11 pasos del proceso de administración de cambios.
Entonces, su declaración del problema es que está agregando una nueva nuez de árbol a la línea de ingredientes. Y quiere entender cómo impactaría esto. Hablemos de la evaluación de impacto. La evaluación de impacto comienza desde el almacenamiento de información. Vas a traer el nuevo alérgeno a la planta. Tienes que tienda en alguna parte.
Entonces tienes que manejar ese alérgeno. Entonces su equipo que va a estar entrando en contacto con el alérgeno de la nuez de árbol. Tiene que estar limpio. Eso significa que su área de impacto es su almacenamiento de información, su producción y su saneamiento. ¿Y cuál es el riesgo? Todos sabemos que el riesgo de alérgeno es muy alto.
No podemos tener ningún rastro de no alérgeno en la planta. Por lo que hay que evaluar la evaluación de riesgo e impacto. Luego viene a la mente la planificación del control. ¿Cuáles son los planes de control necesarios para introducir un nuevo alérgeno al a la planta? Número uno, como dije, su segregación de almacenamiento de información. ¿Tiene un área dedicada para sus nueces de árbol o puede contaminar de forma cruzada con sus otros ingredientes?
Eso tiene que ser un plan de control en el almacenamiento de información de su producción. ¿Necesitas cambiar tu lógica de programación de producción para que no contamines de forma cruzada una nuez de árbol a la siguiente producción o tienes que incluir un qué llamas entre la limpieza de turnos o quieres incluir tu verificación de limpieza o quieres incluir la verificación de tu efectividad de tu programa de limpieza o tu capacitador alérgenos? Entonces estos son los planes de control, planes de control de muestra que debes poner en marcha y lo más importante tu procedimiento, tu proceso tienes que cambiar tu procedimiento de limpieza. Tiene que cambiar el procedimiento de recepción del proceso de almacenamiento de información. Tienes que cambiar tu procedimiento de planeación de producción. Es posible que tenga que cambiar su lista de verificación de producción para incluir su alergia a las nueces de árbol.
Entonces, antes de entrar en la producción completa, es posible que desee hacer una prueba en la nueva línea de producción para comprender dónde cambia cuando ordena un alérgeno de nuez de árbol. ¿Aún tiene algún riesgo de contaminación cruzada o de alérgeno sobrante de nuez de árbol en la línea de producción o en la planta o en el proceso? Y una vez que la prueba se ejecuta correctamente, entonces necesita mantener el monitoreo continuo o su verificación de recurrencia para confirmar que sus controles se mantienen en las operaciones. ¿Cuáles son los errores comunes que ocurren en la industria alimento desde una perspectiva de gestión del cambio? Estoy bastante seguro que estará de acuerdo con esto de que hagamos cambios verbalmente. No realizamos los cambios documentados.
Entonces cuando haces un cambio verbal no hay evidencia de lo que se discutió qué se cambió cuáles fueron las implicaciones. Entonces este es uno de los escollos más comunes que solicitan los cambios verbales. Segundo escollo lo que queremos aquí, oh, no es un punto de control crítico así que no haremos una gestión del cambio, nuestro enfoque siempre va al punto de control crítico si es riesgoso si no es un PCC no hay implicación para la inocuidad alimentaria que más común lo más común lo que llamas la mentalidad que tiene que ser esa es la trampa más común segunda cosa capacitación sabes qué vamos a capacitar a la gente una vez que vayas a vivir eso es algo que vemos un pero eso es demasiado tarde ya llegas demasiado tarde porque tus cambios cuando se van a vivir al piso de la planta debe ser la gente debe saber lo que está pasando y los cambios nunca se revisan después del lanzamiento haces la iniciación haces todo el proceso de gestión del cambio luego una vez que lo cierras no vuelves a visitar y como te estaba explicando que tu revisión de gestión podría ser una buena herramienta vertical para revisar tus cambios es a lo largo del año. Entonces, ¿cómo solucionas estos problemas? Tienes que tener un proceso de control de cambios, formulario de control de cambios y el registro. Regístrate porque cuando inicias un cambio, cuando se completan los cambios o se completan los controles, se capacita a la gente y antes de que se ponga en marcha, podrías tener un proceso de registro en el formulario de control de cambios para que todos estén al tanto de los cambios y no nos perdamos un paso.
Bien. Entonces, ahora cuando usted estaría siendo auditado o el nuevo proceso de administración de cambios, ¿qué quiere mirar el auditor cuando venga a auditoría a usted? Definitivamente mirarían sus registros de solicitud de cambio. Ellos preguntarán, oye, muéstrame todos los registros de gestión de cambios que tienes desde el año pasado. Definitivamente analizarán si el proceso de administración de cambios está debidamente documentado, debidamente firmado y comunicado o implementado adecuadamente. Entonces esa es una parte ellos definitivamente irán por los registros de gestión de cambios y tomarán esos ejemplos de gestión de cambios y cuando vayan a la planta definitivamente entrevistarán a las personas en el piso si están al tanto de los cambios ocurridos a lo largo del último año.
Entonces definitivamente irán a entrevistar a las personas para entender si están al tanto de los cambios y qué expectativas adicionales o medidas adicionales se supone que deben hacer cuando el cambio está sucediendo. Eso es algo que definitivamente van a entrevistar durante las entrevistas en el piso y definitivamente van a observar qué cambios dijiste que vas a estar haciendo si realmente está sucediendo en el piso o solo es en la carpeta. Definitivamente van a ir a auditar los cambios en el piso para que el programa lo que diga el programa de gestión del cambio o lo que diga el registro de cambios que estos son los cambios y yo voy esto realmente se implementan en el piso para recapitular, se tiene que documentar todo el proceso de gestión del cambio para que cuando ocurra la auditoría estés listo con tu registro de gestión de cambios llegaste a comunicarte y capacitar a tu respectiva gente para que cuando sean entrevistados tengan la respuesta y finalmente el proceso de gestión del cambio. debe ser visible en el suelo de manera que cuando el auditor va y audita pueden ver los cambios en el piso. Ahora, ¿cómo podemos automatizar el proceso de administración de cambios para que no dependamos en gran medida de un registro basado en papel o Excel de administración de cambios? ¿Cómo puede convertirlo en un proceso de administración de cambios más automatizado y eficiente? El así que la respuesta es vamos a ser digitales.
Existen beneficios de las herramientas digitales que pueden ayudarle a en cumplimiento con su proceso de administración de cambios a lo largo de la implementación del cambio o durante toda ella. ¿Cuáles son las herramientas que tenemos disponibles? Flujo de trabajo. Por lo tanto, cada vez que un cambio tiene que pasar por un proceso de aprobación, podríamos tener un flujo de trabajo integrado en el sistema de administración de cambios para que se dirija automáticamente al propietario de la administración de cambios o al aprobador de la administración de cambios. También podríamos tener flujo de trabajo para asignar cuando asignas un cambio, no tienes que comunicarte verbalmente, oye eres responsable de esta parte del cambio o comunicarte por correo electrónico. ¿Puede asegurarse de hacerlo, por favor?
Podría asignar un plan de acción de control de cambios a través de una plataforma digital para que el usuario asignado real reciba una notificación cuando se asigne la tarea reciba una notificación si la tarea no se completa y reciba una notificación cuando la tarea haya pasado la fecha de vencimiento para que no tenga que hacer los recordatorios de repetición de administración de cambios por correo electrónico. Por lo tanto, las herramientas digitales pueden ayudarlo de varias maneras de llevar todo su proceso de administración de cambios, no solo desde el flujo de trabajo. Podría ser un solo lugar donde cada stakeholders pueda visualizar cuáles son los cambios que se avecinan y cómo los cambios progresan a lo largo del proceso y cuáles son los recordatorios cuáles son los KPIs donde el cambio no está sucediendo o el proceso de cambio no ocurre y también puede fomentar una cultura de inocuidad alimentaria más fuerte porque todos poseen una parte del proceso de gestión del cambio y es visible para todos en las organizaciones. Ahora, ¿cómo podemos digitarnos? Como Tammie mencionó que de ninguna manera estamos tratando de presentar aquí nuestras herramientas digitales. Queríamos presentar que existen herramientas digitales disponibles en el mercado que pueden ayudarle a administrar su proceso de administración de cambios de manera muy efectiva. Por lo tanto, siempre que desee iniciar un proceso de administración de cambios, podría ir y tener un registro estructurado donde la administración de cambios se pueda documentar de manera pura y el reporting es una parte muy importante de cualquier proceso de administración de cambios.
Y si desea tener un reporting estructurado, la calidad de sus datos debe estar estructurada. Entonces si tienes una lista de equipos del equipo puedes poner un menú desplegable para que mañana si estás haciendo un reporte sobre de dónde viene la solicitud de cambio en la planta de qué área o qué equipo podrías hacerlo a través de un reporte. Entonces para eso sus datos de inicio de cambio deben estar estructurados y eso se puede hacer a través de una herramienta digital al tener esos datos estructurados en un desplegable para usted. Así que irás e iniciarás un cambio creando una solicitud de cambio. También podría agregar evidencia objetiva de su cambio. Si lo es si tiene una cámara o si está tomando su aplicación móvil, podría subir imágenes, podría subir documentos de sus cambios.
Una vez realizado el cambio, se realiza la evaluación de impacto. Por lo que su evaluación de impacto también podría estar más estructurada. Actualmente si estás haciendo una evaluación de impacto, estás asumiendo que está bien, sabes lo que podría afectar a mi producto, podría afectar mi proceso. Pero eso se puede preconfigurar automáticamente según el tipo de cambio. Su área asociada para el impacto se puede obtener automáticamente, como su calidad, seguridad del producto, salud y seguridad, regulación, medio ambiente. Así podrás tener esto predefinido en función de tu tipo de cambio.
Eso significa que su evaluación de impacto puede estar más organizada en una herramienta digital. A continuación viene nuestro estudio de factibilidad. ¿Es factible el cambio? ¿Hay alguna implicación financiera? ¿Existe alguna restricción por parte de las adquisiciones? ¿Hay alguna restricción desde el lado de la fabricación?
Incluso antes de pasar a la administración de cambios real, su estudio de factibilidad puede automatizarse. Y si necesita, digamos que necesita tener capex y necesita una aprobación para el capex, podría ser automáticamente enraizado automáticamente a su equipo de finanzas o a su aprobación de capex. Por lo que el estudio de factibilidad se puede automatizar en las herramientas digitales. A continuación, su evaluación de riesgos. La evaluación de riesgos es una herramienta importante en la que podría configurar su árbol de decisiones. Si tiene su propio árbol de decisiones para determinar el riesgo que se puede configurar en la plataforma o podría usar cualquier herramienta estándar de probabilidad, gravedad y detectabilidad, herramientas de evaluación de riesgos bidimensionales o tridimensionales para evaluar objetivamente su riesgo.
También se puede incluir una función: la comprobación de recurrencia. ¿Iniciamos un cambio similar en el pasado? Si el cambio es recurrente significa que tu cambio pasado no fue efectivo. Por lo tanto, la verificación de recurrencia también es una característica muy importante en nuestro proceso general de evaluación de riesgos para comprender si estoy iniciando un nuevo cambio debido o podría haber cambios recurrentes. Luego viene la planificación de acciones. Su planificación de acciones podría incluirse en el proceso de administración de cambios, donde podría agregar un elemento de acción a un usuario interno o externo.
También podría verificar si la acción se ha completado o no. Una vez asignada la acción, el sistema puede recordarles automáticamente que completen la tarea a tiempo. Y también podrías agregar una revisión de tu planificación de acción para que una vez que se complete la acción de pedir alguien pueda revisarla. Entonces si vamos a hablar de parte de la planificación de acciones y cómo una herramienta digital puede ayudarte. Ahora digamos que desea actualizar su procedimiento. Si tiene un software de administración documental, podría vincular directamente un cambio de procedimiento a la gestión documental y realizar los cambios en la gestión documental y traerlo de vuelta a nuestra gestión de cambios como evidencia de que la acción se ha completado.
Si desea realizar una auditoría interna debido al cambio, si tiene un software de administración de auditoría, podría iniciar una auditoría a sus usuarios internos. También podría iniciar una aprobación de proveedor. También podrías iniciar una CAPA, iniciar un aprendizaje. Si estás capacitación, si tienes que capacitar a alguien, si tienes un software de gestión del aprendizaje, podrías crear un plan de acción correctivo o plan de acción que lleve a cabo estas capacitaciones. Por lo que todos los planes de acción se pueden hacer digitalmente en la plataforma. Si tiene softwares donde su administración de documentos, administración de CAPA, administración de suministros, administración de auditoría, administración de capacitación se puede integrar o interconectar a una solución integral de administración de cambios.
Ahora, el siguiente paso es la comprobación de efectividad. Entonces, el chequeo de efectividad es algo basado en tu periódico. Ahora digamos como dije si quieren incluir que cada año el 31 de diciembre me gustaría traer mi chequeo de efectividad o me gustaría realizar un chequeo de efectividad 6 meses a partir del día que implementé. Así que después de 6 meses va a crear un recordatorio para ti de que es hora de que regreses y luego mires tu chequeo de efectividad y podríamos incluir tu verificación de recurrencia si tienes algún incidente recurrente, eso significa que no es efectivo cualesquiera que sean los cambios que hayas hecho. Por último si quieres iniciar un cambio costo porque todo es un costo ¿verdad? Si quieres incluir hey ¿cuál es mi costo de cambio?
También podría tener su propio centro de costos interno integrado en el sistema donde cada aspecto de su implicación de cambio puede ser tomado en consideración para su costo del cambio y finalmente sus KPIs su análisis de tendencias. Si deseas construir tu propio análisis de tendencias, ¿cómo están ocurriendo los cambios? ¿Cómo están sucediendo las acciones correctivas? ¿Cómo está ocurriendo la recurrencia? Definitivamente podría tener ese tipo de reporting estructurado en un software de administración de cambios. Eso trae a Smart Food Safe.
Nosotros, como proveedor de soluciones de software, tenemos nuestro propio software de administración de cambios donde podría tener una verificación incorporada de efectividad o recurrencia. Tiene su propio flujo de trabajo configurable. Por lo que el cambio puede enraizarse en la persona adecuada. Tiene escalamiento automatizado. Ahora digamos que tienes una acción de cambio de desviación. Tiene 10 días de vencimiento y no se ha completado.
El sistema envía el recordatorio pero no se está completando. Entonces podríamos tener eso escalado al nivel uno, nivel dos, nivel tres. Eso significa que si estás en el nivel tres y estás recibiendo una notificación de escalamiento eso significa que algo no está sucediendo. Contamos con otros módulos para que el software de administración de cambios se pueda interconectar a la administración de auditoría de administración de documentos. Este módulo en cumplimiento con 21 CFR parte 11. De manera que la integridad de sus datos y sus requerimientos de datos del CFR 21 ya estén satisfechos.
Tiene sus propios cuadros de mando en tiempo real y también cuenta con herramientas automatizadas de evaluación de riesgos e impacto disponibles. Con esa nota, la clave de este seminario web antes de iniciar cualquier solicitud de cambio comprende el cambio. ¿Cuál es el cambio? ¿Cuáles son las implicaciones? ¿Cuáles son los riesgos para el cambio? Asegúrese de construir un proceso en el que el cambio es que la administración de cambios esté documentada adecuadamente desde el punto de vista del procedimiento y desde un punto de vista de registro.
Y por último, las herramientas digitales definitivamente te ayudarán a hacerte la vida más fácil para mantenerte actualizado porque tu trabajo como gerente de calidad o gerente de inocuidad alimentaria no debe estar corrigiendo errores debe estar enfocándose en prevenir errores y eso se puede hacer con herramientas digitales o gestión del cambio. Y finalmente en Smart Food Safe tenemos una solución digital integral disponible y si estás interesado en conocernos tendrás mi email id al final pero de ninguna manera estamos tratando de promocionar nuestro software aquí estamos para educar que las herramientas digitales deben ser el camino a seguir si buscas administrar tu proceso de gestión de cambios y con esa nota estoy bastante seguro de ustedes chicos Ahora SQF unites 2027 ha sido anunciado. Entonces del 23 al 25 de marzo está sucediendo en Takan y Tammie puede dar más información en esta presentación. Gracias una vez más. Estoy bastante seguro de que puede tener algunas preguntas. Veo que están surgiendo algunas preguntas.
Estaré encantado de responder cualquier duda si tiene.
Tammie Van Buren: Muy bien. Entonces muchas gracias Prasant. Una de las cosas que sí quiero enfatizar estamos viendo a mucha gente en el chat preguntando sobre quién está usando qué y diferentes softwares y así siéntete libre de poner en el chat lo que estás usando como ya sabes indicado Prasant tiene un programa de software, es ya sabes, él tomó un resumen de 30 segundos ya sabes, oye, aquí está quien somos pero hay muchos otros y así siéntete libre de escribir en el chat lo que estás usando y compartir el uno con el otro. Así que Prasant si quieres dejar de compartir tu pantalla entonces tú y yo pasaremos por sí, vamos a pasar por algunas preguntas. Entonces tuvimos varios y muchas gracias a todos. Entonces la primera gran pregunta que entró es, ya sabes, estamos hablando de cambio.
Entonces la gente se está preparando para cambiar de la Edición 9 a la Edición 10. ¿Es ese un cambio que necesitamos documentar y ejecutar a través de nuestro proceso y procedimiento de administración de cambios?
Prasant Prusty: Tammie, estamos trayendo un nuevo proceso de administración de cambios. Estamos trayendo un nuevo proceso EMP. Eso en sí es un cambio. Entonces tienes que documentar cada cambio que va a impactar tus prácticas de inocuidad alimentaria. Entonces sí tienes que documentar nuevamente tienes que pasar por la evaluación de riesgos pasar por la evaluación de impacto y es posible que no requieras más acciones si tu programa ya cumple con la edición 10 o es posible que tengas que tomar medidas adicionales si no estás cumpliendo con los cambios.
Tammie Van Buren: Sí, absolutamente. No, yo estaría totalmente de acuerdo en que sabes para algunos aspectos de la Edición 10 va a ser un gran cambio. Por lo tanto, es necesario seguir los aspectos de un proceso de administración de cambios. Diré que ya sabes me encanta el proceso de 11step. Por lo que el proceso de 11 pasos no es necesariamente un requisito de código. Pero sí lo organiza lo que Prasant les ha dicho hoy.
Ese proceso de 11 pasos lo trae todo y cubre todo lo que necesita. Obtendrás una copia de esta presentación así como las diapositivas. Por lo tanto, podrá ver su proceso de 11 pasos sobre cómo abordar la administración de cambios. Pero volvamos a otra pregunta. Por lo que nuestros operadores hacen ajustes rutinarios para mantener el proceso centrado. Bueno, antes que nada, esa afirmación, eso es un problema.
[risas] ya sabes, viniendo de una persona de calidad, no deberíamos estar haciendo, lo llamamos retoques o ajuste del proceso para tratar de mantenerlo en el centro que si estás certificado con código de calidad, y sí animo a todos a obtener la certificación de código c de calidad, esa es una de las cosas que aprendes en el control de procesos es que tu operador no debería estar metiendo con el proceso constantemente haciendo ajustes tratando de apuntar al centro. Pero eso es una nota al margen. Volver a nuestra pregunta sobre la gestión del cambio. ¿Tendríamos que considerarlos como cambios? Y a veces los auditores parecen estar considerando estos como averías. Entonces supongo que necesitaría entender lo significativo que es el cambio.
Pero, ¿cómo comunicamos que estos no son cambios que requieren un proceso de administración de cambios, sino que son solo rutinarios o parte profesional del proceso? Entonces, ¿qué piensas al respecto?
Prasant Prusty: Entonces otra vez Tammie sin entrar en los detalles del cambio porque no tenemos el trasfondo. Si. Tienes que preguntarte ¿cuál es el riesgo? Si. ¿Ve aquí un riesgo de inocuidad alimentaria? Si hay un riesgo de inocuidad alimentaria, sí, tienes que encargarte del riesgo porque, en última instancia, un proceso de gestión de cambios aborda cualquier riesgo potencial o futuro que potencialmente pueda entrar en el proceso debido a los cambios.
Entonces, como no estamos viendo su proceso, tienen que preguntarse si tengo una, si no saben, hacer una evaluación de riesgos, ver identificar todo el riesgo potencial, hacer una evaluación de riesgos, cuál es la probabilidad y cuál es la probabilidad y cuál es la detectabilidad y si tiene sentido, por supuesto, necesita un proceso de gestión del cambio, sí.
Tammie Van Buren: Si su organización ya tiene un proceso de administración de cambios, ¿necesita crear uno diferente solo para la Edición 10?
Prasant Prusty: No necesitas si tu organización ya tiene un proceso que significa que ya estás capturando los 11 pasos lo que te expliqué en la presentación pero si ves que tienes tu actual proceso de gestión de cambios no está cumpliendo con el requisito de SQF dice que ha sido verificado y validado si no está verificado o validado tienes un hueco sí absolutamente de acuerdo en ese 100%.
Tammie Van Buren: Entonces, solo compárelo con el código, vea si ya lo está cumpliendo. ¿Cuándo aterriza notificar al cliente en el proceso de grandes cambios como una introducción de un nuevo alérgeno? Entonces, cubriste eso como ejemplo. Entonces, ¿dónde notificaría al cliente dentro de ese proceso de 11 pasos ahí?
Prasant Prusty: Bien. Entonces, si el producto del cliente se ve afectado por el nuevo alérgeno que podría requerir su cambio de etiqueta, debe notificar a los clientes. Entonces es entre usted y su cliente qué tipo de acuerdo tiene pero si desea cambiar una etiqueta o cambiar un proceso que pueda implicar al producto del cliente. Estoy bastante seguro de que cada cliente quiere saber qué cambios estamos trayendo.
Tammie Van Buren: Si. Y para ese yo también volvería al código. Por lo que esa última frase en el requisito del código dice que los cambios serán confirmados o validados, documentados y comunicados según sea necesario en un marco de tiempo que garantice que se mantenga la inocuidad alimentaria. Entonces estoy un poco en el campamento más temprano que tarde. Ya sabes, cuanto antes consigas que los clientes se involucren en el proceso y les notifiques del cambio, entonces creo que más fácil es para ellos ajustarse o obtener respuestas a sus preguntas antes de que sea, oh, Dios mío, hoy te estoy enviando producto que tiene, ya sabes, nueces de árbol en él. Entonces me gusta el más temprano que el posterior, pero específicamente pusimos en el código, llevé al grupo de trabajo técnico a escribir, el código de fabricación de alimento, y específicamente ponemos ahí en un marco de tiempo, que asegure que se mantenga la inocuidad alimentaria.
Entonces, no es una situación en la que sea un marco de tiempo establecido para cada cambio. Entonces, no es uno y, ya sabes, hecho. Notifico a mi cliente 7 días antes de que se produzca el cambio. Creo que hay que evaluar y como has dicho Prasant volver a esa evaluación de riesgos. ¿Cuál es el riesgo de no comunicarse oportunamente con el cliente? Entonces esto es algo similar a lo que alguien ya preguntó sobre si ya estamos haciendo el proceso de administración de cambios ¿necesitamos crear diferente específicamente pero esta pregunta es que ya estamos bajo la Edición 9 y hemos dicho que la administración de cambios está en la Edición 9.
Es solo una especie de ese requisito oculto ahí. Entonces estamos bajo la Edición 9. Entonces, ¿cuáles son las cosas adicionales que debo hacer cuando implemente la Edición 10 que actualmente no está en la Edición 9? Entonces, ¿quieres así que supongo que supongo que la Edición 10 requiere que tengas un proceso de administración de cambios documentado? Ese es el punto de partida. Tiene que ser documentado en función del requisito del código y luego cada cambio tiene que ser también pasar por la evaluación de riesgos, implicación: ¿qué llama la acción precisa, planeación y verificación de efectividad, ese proceso completo que puede tener antes en el pasado, pero tiene que ser más estructurado en función de los requisitos del código?
Tammie Van Buren: Eso es lo que iba a decir también tienes que tener ese proceso documentado así que me gusta como dijiste más estructura. Entonces esta siguiente pregunta, todo ya está cubierto en el código de alguna manera. El ejemplo de introducción de un nuevo alérgeno se evaluaría en la aprobación del proveedor de ingredientes, un programa de manejo de alérgenos, y esos programas se validan regularmente. ¿Se supone que debemos resumir todo lo que ya estamos haciendo en un formulario de gestión de cambio de cambio y cotización ahora? Así que volviendo a tu ejemplo de agregar un alérgeno.
Prasant Prusty: Entonces Tammie, es lo mismo que vuelves al formulario de gestión de cambios. ¿Capturó todos los requerimientos del código SQF lo que le explicamos 11 pasos en el formulario de administración de cambios que puede estar cumpliendo o puede que no lo esté? Por ejemplo, registrarte. Digamos que tienes que inscribir una aprobación de cambio. Ya estás capturando o solo está diciendo que oye no es no es un documentado. Por lo que esa parte es muy importante para asegurarse de que los requerimientos ya es lo que llama en su proceso de administración de cambios ya capturando todos los requerimientos.
Si. Absolutamente. Es decir, la persona que hizo la pregunta mencionó algunas cosas. Proveedor aprobado, el y el programa de manejo de alérgenos, pero el manejo del cambio te va a hacer mirar el proceso de recepción. Estás recibiendo un nuevo alérgeno. Esto le hará mirar su almacenamiento de información.
Entonces, ¿cómo lo vas a tienda? ¿Dónde lo vas a tienda? Entonces, abarca todo el proceso. La intención detrás de un procedimiento de gestión de cambios. Entonces, ¿podremos tener un plan escrito que dirija a otros programas siempre y cuando estos procesos cumplan con el requisito de administración de cambios? Entonces, y luego alguien le dio seguimiento, sí, esa es una gran pregunta.
¿Mi procedimiento de administración de cambios puede referirse a otros procesos de programa existentes? Algo así creo que varias personas han estado preguntando. Entonces, ya estoy haciendo todas estas cosas, pero ahora para la Edición 10, específicamente dice proceso de administración de cambios. Entonces, ¿puedo decir simplemente ver programa de alérgenos, ver programa de proveedores aprobados, puedo simplemente hacer referencia a cosas cuando estoy armando mi procedimiento de administración de cambios o necesito hacer más? Entonces dime una cosa yo diría que sí puedes estar haciendo parte del esto pero si miras el código 2.3.5.1 2.3.5.2 dentro de él tiene una expectativa muy clara lo que se tiene que hacer y si ya estás cumpliendo eso por supuesto puedes hacer una referencia bien mira esto es todo pero el manejo del cambio no restringe a un elemento restringe tu programa general de inocuidad alimentaria y al referirse a la aprobación pro supply refiriéndose a alérgeno estás limitando el alcance a esas áreas, ¿qué pasa con las cadenas no planificadas que pueden iniciar un riesgo de inocuidad alimentaria, lo hará? Resolvimos que uno. Sí, absolutamente.
La última no es realmente una pregunta, pero hubo varias discusiones dentro de la charla sobre, ya sabes, sopesar los pros y los contras de ir a un proceso de gestión de cambios digital versus un proceso manual y hojas de cálculo manuscritas y Excel y cosas así. Sabes, una de las cosas que alguien sí señaló es que, ya sabes, independientemente de qué plataforma digital uses y SQF sí tiene varias que estaban, ya sabes, asociadas o, ya sabes, que sí vienen a nuestra conferencia cada año como tú. Pero tener esa presencia en línea a donde como que alinea las cosas para hacer la auditoría SQF, no quiero decir más fácil, pero voy a decir más eficiente, ¿verdad? Entonces, ¿alguna otra palabra de despedida sobre cuáles son algunos de los otros beneficios además del día de la auditoría? Puedo alinear todos mis documentos. Entonces, ¿alguna idea de despedida sobre eso?
Pues Tammie SQF es una herramienta para traerte la mejora continua en tu programa de inocuidad alimentaria y la mejora continua no ocurre el día de la auditoría. Tiene que suceder todos los días y para que descubra si está sucediendo todos los días la auditoría no es la mejor herramienta. Necesita tener un KPI que tome en consideración sus datos, su acción correctiva, su inicio de cambio a diario, por hora, por minuto. Entonces eso significa que tienes que estar listo cada minuto. Entonces y no puedes tener eso diciendo que sí, hice mi auditoría. Conseguí una gran puntuación.
I mi programa es bueno. Sí, eso es bueno el día de la auditoría. Pero, ¿qué pasó después de la auditoría? Sí, absolutamente. Bien, última pregunta. Lo teníamos una especie de diapositiva aquí al final.
Presentamos una nueva materia prima de un proveedor ya aprobado. Entonces, ¿podemos simplemente hacer nuestro programa de proveedores aprobados? ¿Y es eso suficiente para cumplir con el requerimiento de administración de cambios? Nuevo material aprobado proveedor ya. Bien. Por lo tanto, el proveedor puede ser aprobado pero el material puede traer algún riesgo inherente si se habla de cantalup que tiene un riesgo inherente.
Entonces tienes que entender si este nuevo material que estás tratando de traer del proveedor sí contiene un riesgo inherente. Número dos: ¿su proceso tiene la capacidad de hacer frente a este riesgo inherente? Si su proceso no tiene la capacidad, debe pasar por un proceso de administración de cambios. Bien. Bueno, gracias a todos por acompañarnos. Estamos de vuelta arriba en la cima de la hora.
Como Coup ha publicado en el chat, todos obtendrán la presentación. Obtendrás la grabación. Comuníquese si tiene alguna pregunta sobre la administración de cambios y la aclaración sobre los requisitos del código. Cumplimiento atsqfi.com es donde me consigues y me alegra que te brindes aclaraciones de código te apuntes a recursos que te ayudarían en tu viaje en la Edición 10 que viene en tan solo unos meses. Así que nuevamente gracias a todos gracias prant tal placer presentarme con ustedes hoy. 1:00:04 1 hora, 4 segundos Gracias.
Gracias a todos. Gracias Tammie. Adiós. Adiós.
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