Gerenciamento de mudanças do SQF Edition 10: do novo requisito à melhor prática

Tammy Van Buren: Sejam todos bem-vindos ao nosso webinar nesta adorável quarta-feira. Gerenciamento de mudanças da edição 10 do SQF. Você sabe que uma das coisas que dizemos é que o gerenciamento de mudanças sempre esteve no código. Está meio que escondido. Então, vamos desenhá-lo como um elemento separado. Novo para a edição 10.

Então, hoje me juntei a Prasant e vou revisar um slide, falar sobre nosso antiferrugem e depois vou entregá-lo a ele e deixar que ele se apresente. Então, como sempre SQFI, seguimos a declaração antiferrugem da FMI. Não estamos aqui para violar a lei antitruste falando sobre coisas que não gostaríamos de dividir territórios, fixar preços ou boicotar. Vamos simplesmente ficar longe de qualquer um desses tópicos. Como sempre, se você quiser uma cópia, entre em contato com a SQFI. Teremos prazer em lhe fornecer uma cópia.

Mas hoje vamos falar sobre gerenciamento de mudanças, segurança de alimentos. Esses são tópicos sobre os quais podemos conversar sem violar a lei antitruste e, portanto, se a conversa for assim, eu falarei, você se sente à vontade para falar e seguiremos em frente, mas Prasant nos fale um pouco sobre você.

Camponesa Prusty: Bem, Tammie, muito obrigado por esta oportunidade e agradece ao SQFI por nos fornecer a plataforma para apresentar uma experiência de gerenciamento de mudanças para o público do SQF. Sobre mim, sou o fundador e CEO da Smart Food Safe, mas antes disso eu me chamo de profissional de SQF e auditor de SQF. Portanto, a segurança de alimentos está no meu sangue. Por isso, compartilharei minha experiência prática em relação ao gerenciamento de mudanças e aos novos requisitos, então vamos falar sobre o gerenciamento de mudanças. Então, hoje, o que vou abordar, nossa agenda de hoje será falar sobre o gerenciamento de mudanças na edição 10, que chegará em breve. Quais são os requisitos da cláusula do SQFI e como você cria um processo de gerenciamento de mudanças? Como esse é um novo requisito, tenho certeza de que receberemos muitas perguntas. Ei, eu sou a edição 9 do SQF, quero ir para a edição 10.

Como faço para criar um processo de gerenciamento de mudanças? Em seguida, compartilharemos alguns exemplos práticos sobre como criar um registro de gerenciamento de mudanças e, quando você passar por uma auditoria, definitivamente precisará demonstrar sua prontidão para os requisitos de gerenciamento de mudanças. Falaremos sobre isso e, finalmente, falaremos sobre a digitalização. Agora, todo mundo está falando sobre IA, tecnologias inteligentes, se existe uma maneira de nosso gerenciamento de mudanças ser digital ou com melhor eficiência? Falaremos sobre isso e, em seguida, teremos algum tempo para as perguntas e respostas. Cerca de 10 a 15 minutos no final, responderemos algumas perguntas do público. Ok, então, com essa nota, vamos falar sobre a edição 10. Todos sabemos que a edição 10 está chegando em breve e hoje ainda temos a edição 9, mas os três principais elementos estão surgindo na edição 10: segurança de alimentos, cultura, gestão de mudanças e monitoramento ambiental. Mas hoje vamos aprender sobre o que é gerenciamento de mudanças, como posso me adaptar a um novo requisito de gerenciamento de mudanças. Mas, mais importante ainda, como podemos usar esse novo requisito de acordo com as melhores práticas em nossos progressos de certificação SQF.

Ok. Então, agora vamos falar sobre o que é gerenciamento de mudanças. Como você sabe, o SQF tem um belo documento de orientação disponível em seu site. Se você quiser saber mais sobre isso, eu recomendo que você baixe as orientações de gerenciamento de mudanças do site SQFI, que contém muitas informações e pode responder à maioria das perguntas que você possa ter nesta demonstração. Ok. Portanto, agora o gerenciamento de mudanças, os três pilares importantes do processo de gerenciamento de mudanças, e eu chamaria isso de processo de pessoas e tudo o que fazemos deve ser justificado por um risco.

Portanto, sem risco, não há justificativa. Então, agora vamos falar sobre pessoas. Você sabe que as pessoas são donas do processo. Seu programa de segurança alimentar ou programa de SQA, sua cultura de segurança alimentar pertence às pessoas, o que significa que elas são, elas desempenham um papel fundamental em seu processo de gerenciamento de mudanças, seu processo é onde a mudança acontece, então você precisa entender em que parte do processo a mudança está acontecendo e qual é o risco. Toda vez que você tenta fazer algo, você sempre pergunta qual é o risco dessa mudança, então agora vamos falar de código. Ok. O que diz o Código SQF?

O novo requisito na cláusula 2.3.5 do SQF da Edição 10. E vou ler linha por linha para entendermos o requisito. O SAL da unidade documenta e implementa um procedimento para avaliar quaisquer alterações, incluindo temporárias, emergenciais, não planejadas ou feitas como resultado de um processo de ação corretiva que possam impactar a segurança de alimentos ou o sistema de segurança de alimentos. Portanto, esses são os requisitos do Código SQF e se aplicam à formulação do produto ou aos processos de fabricação. Pode ser aplicado a seus materiais, pode ser equipamentos de importação de rótulos de ingredientes. Pode ser aplicado à sua especificação ou ao seu plano de segurança de alimentos.

Portanto, tudo e qualquer coisa pode ser aplicável a um processo de gerenciamento de mudanças. E a fuga também exige que as alterações sejam confirmadas ou validadas, documentadas e comunicadas conforme necessário em um prazo que garanta que sua segurança de alimentos seja mantida. Então é esse o requisito do SQF. Agora, vamos dividir os requisitos em alguns exemplos práticos de por que a idade de gerenciamento de mudanças é necessária na segurança de alimentos. Então você vem das indústrias e sabe que vamos dar um exemplo prático. Agora, a empresa quer economizar energia reduzindo o tempo de cozimento, o que pode ser um exemplo prático, mas também sabemos que a medida de economia de custos pode ter uma implicação prática na letalidade do tratamento térmico.

O que quer que você esteja tentando fazer, se você está tentando economizar energia e isso também pode criar uma força de risco, ou se você está tentando mudar um fornecedor de material de embalagem sem passar por um processo de gerenciamento de mudanças. Se o seu novo fornecedor de embalagens não tiver o mesmo nível de composição química, isso poderá introduzir contaminação adicional por migração química. Ou se você tiver um sistema de gerenciamento de segurança alimentar que esteja interconectado desde o recebimento até o envio. Se alguma coisa mudar em todo o processo, do recebimento ao envio, isso pode causar um incidente de segurança de alimentos porque algo foi alterado. Portanto, o requisito aqui é por que a segurança de alimentos é importante porque, em última análise, isso tem implicações na integridade de sua segurança de alimentos e sua prontidão para auditoria. É claro que qualquer incidente de segurança de alimentos também pode ter implicações regulatórias e, mais importante, a confiança do consumidor.

OK. Então, por que alimentos? Por que o gerenciamento de mudanças é tão importante para a indústria de comida? Todos sabemos que, quando você tem uma operação em vários sites e uma alteração feita em um site que não é comunicada ou implementada adequadamente em outros sites, isso pode ter sua implicação, mesmo que você não tenha iniciado a alteração, mas ela tenha sido feita por algum outro site, no qual você faz parte de seus requisitos regulatórios. Se você tem outros requisitos decorrentes da complexidade técnica de mudanças regulatórias, você sabe que às vezes temos uma ação corretiva, mas como isso não é praticamente possível dentro da janela, talvez tenhamos que fazer alguns retalhos, o que pode exigir uma iniciativa, mudança de requisitos e, o mais importante, a cultura de segurança alimentar, a cultura de segurança alimentar, e eu sempre digo isso a todos que as pessoas são donas da cultura de segurança alimentar. Isso significa que as pessoas são donas do programa de segurança de alimentos.

Se seu pessoal não é dono do programa de segurança de alimentos, seu comportamento e sua mentalidade podem iniciar um risco à segurança de alimentos. Agora, como as mudanças são classificadas? E tenho certeza de que a maioria de vocês concorda que a maioria de suas mudanças não são planejadas, temporárias ou emergenciais. Na indústria de alimentos, você descobriria que mudanças emergenciais temporárias estão sempre planejadas e esses são os principais fatores de risco no setor de alimentos. Portanto, nosso objetivo e a expectativa da SQ é que todas essas mudanças temporárias ou emergenciais não planejadas estejam enraizadas em um processo planejado de gerenciamento de mudanças, e é sobre isso que falaremos nas apresentações de hoje. Portanto, da maneira como você se lembra dos sete princípios do seu plano de APPCC, construímos cerca de seis elementos do seu processo de gerenciamento de mudanças, que chamamos de base de qualquer processo de gerenciamento de mudanças. Política número um e o escopo.

Se você não tiver uma política ou procedimento escrito sobre como o gerenciamento de mudanças deve ocorrer, você não conseguiria ou não seria capaz de demonstrar sua conformidade. Então, tudo começa com a documentação. Você precisa demonstrar como vai gerenciar a mudança. Número dois, quem vai gerenciar a mudança? Qual é o papel de um profissional de SQF ou do gerente de sua fábrica ou da mudança de proprietário ou da produção. Portanto, quem é o dono da mudança e quem faz parte do processo de gerenciamento de mudanças. A avaliação de riscos é muito importante.

Eu sei que os princípios do APPCC falam sobre avaliação de riscos. Da mesma forma, para cada gerenciamento de mudanças, a avaliação de riscos é um critério muito importante. Então, avaliação de risco, se você me perguntar como faço para determinar objetivamente o risco. Então, na maioria das vezes, você diz “ei”, o risco é baixo, mas se eu perguntar como você determinou qual foi a base por trás da avaliação de risco, você usou algum tipo de árvore de decisão ou métrica de severidade de probabilidade. Portanto, essa é uma parte importante do seu gerenciamento de mudanças para justificar a identificação do risco, justificar o risco e adicionar controle de mudanças com base no risco. Então, como você documenta seu processo de gerenciamento de mudanças?

Talvez seja necessário ter algum tipo de lista de verificação, algum tipo de manutenção de registros para que a alteração seja capturada. Como você comunica que uma mudança aconteceu? E como eu estava dando um exemplo de que mudanças em vários sites, um site fez algumas alterações no fornecedor ou no processo e, por outro lado, se elas não forem comunicadas adequadamente, você não conseguirá lidar com essa alteração em seu site. Portanto, o treinamento, a comunicação e a última parte em que você analisou suas mudanças se elas são efetivas se foram concluídas conforme solicitado, o que também é um componente importante do seu processo de gerenciamento de mudanças. Agora vamos detalhar passo a passo como podemos criar um processo de gerenciamento de mudanças. Agora, etapa número um, você precisa iniciar uma mudança.

Portanto, a mudança deve ser: o início da mudança deve estar disponível para que todos na organização da empresa possam iniciar. Portanto, da mesma forma que qualquer pessoa pode iniciar um incidente de saúde e segurança, ela também deve iniciar uma solicitação de mudança. A solicitação de mudança pode ser estruturada de forma a explicar o motivo pelo qual você está solicitando a alteração. Quais são as implicações da mudança? Falaremos sobre isso em um momento. Portanto, sua solicitação de alteração não deve incluir apenas uma linha subjetiva.

Ok, vou incluir uma mudança em meus ingredientes, material de embalagem, processo, equipamento e fornecedor onde a mudança será iniciada. Então, qual é o motivo da mudança e quem a está solicitando? Portanto, depois de definir adequadamente sua solicitação de alteração, a próxima etapa será a avaliação de impacto. E esse é o exemplo clássico, o exemplo de vários sites que eu estava te contando. Portanto, se você fizer uma avaliação de impacto de que minhas mudanças podem afetar dentro ou fora da unidade, poderei tomar as medidas de mudança apropriadas durante meu planejamento de controle de mudanças. Portanto, a avaliação de impacto é uma etapa muito crucial em termos do meu gerenciamento de mudanças.

Portanto, qualquer mudança que tentemos incorporar é sempre um impacto no produto, no processo, nas pessoas ou na segurança de alimentos. Portanto, dependendo de qual é a mudança, a avaliação de impacto pode ser definida pelo impacto do produto ou do equipamento ou por seus diferentes impactos. Agora, avaliação de risco. Então, como você garante que o risco dessa mudança seja calculado objetivamente? Portanto, podemos usar o mesmo, como a matriz de probabilidade e severidade do HACCP, onde você pode ter uma 2x2 ou também podemos ter uma avaliação tridimensional de risco de mudança, severidade e detectabilidade, ou vimos algumas organizações terem uma árvore de decisão de mudança, como a árvore de decisão de mudança, como a árvore de decisão de HACCP (Q1, Q2, Q3), você também pode criar uma árvore de decisão de mudança no final da árvore de decisão que você acabará identificando se o risco for mínimo, maior ou crítico. Portanto, uma vez definida a avaliação de risco, algumas empresas podem exigir o chamado estudo de viabilidade.

Minha mudança é viável? Agora, digamos que alguém esteja dizendo que eu gostaria de construir uma parede entre as duas linhas de produção diferentes para separar minha contaminação cruzada por alérgenos. Mas construir um muro pode não ser uma solução viável. Então, também deve ser levado em consideração se a mudança é viável. Existe algum tipo de implicação na minha implicação financeira no meu processo, implicação no meu tempo de inatividade da produção? Portanto, eles também devem ser considerados como parte de sua avaliação de risco.

Então, uma vez que a mudança é avaliada a partir de uma avaliação de risco, agora vamos construir nosso planejamento de ações, nosso planejamento de ações nada mais é do que realizar essa mudança, essas são as etapas que devem ser concluídas. Por exemplo, eu quero, estou introduzindo um novo alérgeno na linha de processo. Talvez eu precise atualizar meu procedimento para monitoramento de alérgenos. Talvez eu precise atualizar meu procedimento de saneamento para incluir o novo alérgeno. Talvez eu precise validar meu controle de alérgenos para garantir que o novo alérgeno tenha sido controlado de uma maneira nova. Portanto, isso deve ser definido em termos de planos de ação e os planos de ação podem ser atribuídos a usuários internos ou externos. Às vezes, algumas mudanças podem estar implicadas e, por causa de seus participantes externos, e às vezes sempre esquecemos que tudo bem, achamos que a mudança é interna, mas os participantes externos também podem fazer parte de nosso plano de ação de mudança, de modo que, se vierem à unidade, prestadores de serviços, também devem fazer parte do meu plano de ação de mudança. Então, uma vez que o plano de ação tenha sido definido agora, poderíamos ir para a fase de aprovação.

Na fase de aprovação, esta é a fase de controle em que podemos decidir que o plano de ação, a avaliação de riscos e a avaliação de impacto são justificados antes de você avançar para as próximas etapas. Então, aqui pode ser o proprietário da mudança, pode ser que um gerente de Q revisará as alterações e aprovará antes de você passar para a próxima etapa. Agora, implementação. Portanto, é aqui que vemos o maior desafio, porque o gerenciamento de mudanças não pertence apenas à função de qualidade ou à função de segurança de alimentos. O gerenciamento de mudanças pertence a toda a organização. Portanto, garantir que as mudanças ou os planos de ação de mudança sejam atribuídos, comunicados, documentados e acompanhados, se não forem concluídos, é uma etapa muito importante em nosso processo de gerenciamento de mudanças.

E você pode ter seu envolvimento com vários departamentos. Seu departamento de manutenção, produção, qualidade, compras ou finanças. Eles precisam receber esses planos de ação de mudança e concluí-los a tempo para que, antes de passarmos para a próxima etapa, nossos remédios ou a mudança sejam concluídos. Seu controle de documentos é uma parte muito importante do seu plano de ação de mudança. A maioria das alterações que você fizer pode incluir mudanças processuais, alterações no registro de monitoramento, mudanças no plano de APPCC, mudanças no kappa e alterações na aprovação do fornecedor. Portanto, tudo o que você faz parte do seu sistema SQF pode ficar implicado por causa da mudança.

Portanto, esses documentos ou registros respeitados devem ser atualizados como parte de seu gerenciamento de mudanças e, em seguida, de nosso treinamento. Se você não comunicar a nova maneira de fazer as coisas, as pessoas no chão de fábrica não entenderão como aceitar a nova forma de trabalhar. Portanto, o treinamento, que vemos, é um dos maiores desafios: trazemos mudanças, mas não nos comunicamos ou não treinamos as pessoas no local; elas nem sempre estão cientes das mudanças que acontecem no nível gerencial, no nível do equipamento ou no nível do processo. Portanto, eles têm um conhecimento muito limitado em termos do que você chama de gerenciamento de mudanças. Portanto, eles precisam ser atualizados para entender quais mudanças estão chegando e qual é seu papel como parte do novo processo de gerenciamento de mudanças. E, finalmente, você precisa verificar e validar quando necessário.

Você sabe que há uma grande diferença entre uma verificação e uma validação e, dependendo de sua necessidade, dependendo da situação, talvez seja necessário determinar se preciso verificar ou validar se as alterações estão devidamente implicadas e, finalmente, sua verificação de eficácia é apresentada quando você entra em operação. Acho que a maior parte do processo de gerenciamento de mudanças falha quando implementamos uma mudança, entramos em operação e, em seguida, não rastreamos se a mudança está efetiva. Então, talvez seis meses atrás, tenha sido eficaz, mas amanhã pode não ser mais eficaz. Portanto, essas são as últimas etapas que, durante sua análise gerencial, se você puder adicionar, incluem o processo de verificação da eficácia do gerenciamento de mudanças, que será um bom KPI para entender que todas as mudanças que você implementou são controladas de forma eficaz por meio de seu controle de mudanças e, finalmente, você precisa fechar o processo de gerenciamento de mudanças, inscrever-se formalmente e encerrar o processo. Ok. Agora vamos para os próximos slides. Qual é o papel do gerente de qualidade ou do profissional do SQF?

Porque, como eu disse, o profissional de SQF ou o gerente de qualidade não são donos de tudo, todo mundo pensa que é dono do programa, mas tecnicamente todo mundo é dono do programa. Então, qual é o papel de um gerente de gerenciamento de qualidade e segurança de alimentos em todo o processo de gerenciamento de mudanças? Número um, você é o proprietário do risco. Você entende a avaliação de risco e a avaliação de impacto melhor do que qualquer pessoa nas organizações. Portanto, sua opinião em termos de avaliação do impacto e avaliação do risco pode ser uma das funções cruciais de guardião número um. Você precisa garantir que os planos de controle de mudanças, seu plano de treinamento, sua verificação de eficácia e sua verificação estejam acontecendo conforme planejado na data de vencimento.

Portanto, guardião da conformidade, você treina e o coaching deve garantir que o respectivo departamento e as respectivas pessoas sejam treinadas e educadas sobre o processo de gerenciamento de mudanças. Você precisa verificar se você possui os dados e, em seguida, melhorar continuamente. Você é quem impulsiona a melhoria contínua do ponto de vista da segurança de alimentos e deve ser seu líder de melhoria contínua. Portanto, esse é o papel do proprietário da mudança ou do gerente de segurança de alimentos no processo de gerenciamento de mudanças. Próximos slides. Ok.

Então, agora vamos dar um exemplo prático. Então, eu estava dando este exemplo prático de alérgeno. Por que eu disse alérgeno? Porque você sabe que o alérgeno é um dos maiores riscos críticos de segurança de alimentos do setor. Agora, digamos que você queira adicionar um novo alérgeno de nozes à linha de ingredientes. Agora vamos seguir as 11 etapas do processo de gerenciamento de mudanças.

Portanto, sua declaração de problema é que você está adicionando uma nova noz à linha de ingredientes. E você quer entender como isso afetaria. Vamos falar sobre a avaliação de impacto. A avaliação de impacto começa com o armazenamento. Você vai trazer o novo alérgeno para a planta. Você tem que armazenar em algum lugar.

Então você tem que lidar com esse alérgeno. Em seguida, seu equipamento que entrará em contato com o alérgeno das nozes. Tem que estar limpo. Isso significa que sua área de impacto é seu armazenamento, sua produção e seu saneamento. E qual é o risco? Todos sabemos que o risco de alérgenos é muito alto.

Não podemos ter nenhum vestígio de não alérgeno na planta. Portanto, você precisa avaliar a avaliação de risco e impacto. Em seguida, vem o planejamento do controle mental. Quais são os planos de controle necessários para introduzir um novo alérgeno na planta? Número um, como eu disse, sua segregação de armazenamento. Você tem uma área dedicada para suas nozes ou ela pode contaminar seus outros ingredientes?

Isso tem que ser um plano de controle no armazenamento de sua produção. Você precisa alterar sua lógica de programação de produção para não contaminar uma noz para a próxima produção ou precisa incluir o que você chama entre a limpeza do turno ou deseja incluir sua verificação de limpeza ou deseja incluir a verificação da eficácia do seu programa de limpeza ou deseja incluir a verificação da eficácia do seu programa de limpeza ou dos alérgenos do seu instrutor. Portanto, esses são os planos de controle, amostras de planos de controle que você deve implementar e, mais importante, seu procedimento, seu processo, você precisa alterar seu procedimento de limpeza. Você precisa alterar o procedimento de recebimento do processo de armazenamento. Você precisa mudar seu procedimento de planejamento de produção. Talvez seja necessário alterar sua lista de verificação de produção para incluir sua alergia a nozes.

Portanto, antes de iniciar a produção completa, convém fazer um teste na nova linha de produção para entender onde isso muda quando você pede um alérgeno de nozes. Você ainda tem algum risco de contaminação cruzada ou restos de alérgenos de nozes na linha de produção, na fábrica ou no processo? E uma vez que o teste seja bem-sucedido, você precisará manter o monitoramento contínuo ou verificar a recorrência para confirmar que seus controles estão se mantendo nas operações. Quais são os erros comuns que acontecem na indústria de alimentos do ponto de vista do gerenciamento de mudanças? Tenho certeza de que você concordará com o fato de fazermos alterações verbalmente. Não fazemos as alterações documentadas.

Então, quando você faz uma mudança verbal, não há evidências do que foi discutido, do que foi alterado, quais foram as implicações. Portanto, essa é uma das armadilhas mais comuns que a solicitação de mudança verbal. Segunda armadilha: o que queremos dizer aqui: oh, não é um ponto de controle crítico, então não faremos um gerenciamento de mudanças. Nosso foco sempre está no ponto de controle crítico. Se for arriscado, se não for um PCC, não há nenhuma implicação na segurança de alimentos. A mais comum é o que você chama de mentalidade que deve ser: essa é a armadilha mais comum: o treinamento de segunda coisa, você sabe o que treinaremos as pessoas quando você entrar no ar. algo que vemos muito, mas é tarde demais, você já é tarde demais porque suas mudanças, quando são lançadas no chão de fábrica, as pessoas devem saber o que está acontecendo e as mudanças nunca são revisitadas após o lançamento, você faz a iniciação, faz todo o processo de gerenciamento de mudanças e, depois de fechá-lo, não o revisita. Como eu estava explicando, sua análise gerencial pode ser uma boa ferramenta vertical para revisitar suas mudanças ao longo do ano. Então, como você resolve esses problemas? Você precisa ter um processo de controle de mudanças, um formulário de controle de mudanças e a inscrição. Inscreva-se porque quando você inicia uma mudança, quando as alterações são concluídas ou os controles são concluídos, as pessoas são treinadas e, antes de você entrar no ar, você pode ter um processo de inscrição no formulário de controle de mudanças para que todos estejam cientes das mudanças e não percamos uma etapa.

OK. Então, agora, quando você seria auditado ou o novo processo de gerenciamento de mudanças, o que o auditor quer ver quando vier auditar você? Eles definitivamente analisariam seus registros de solicitação de alteração. Eles perguntarão: ei, mostre-me todos os registros de gerenciamento de mudanças que você tem desde o último ano. Eles definitivamente analisarão se o processo de gerenciamento de mudanças está devidamente documentado, devidamente aprovado e devidamente comunicado ou implementado. Então, essa é uma parte: eles definitivamente buscarão os registros de gerenciamento de mudanças e usarão esses exemplos de gerenciamento de mudanças. Quando se apresentarem, com certeza entrevistarão as pessoas presentes se estiverem cientes das mudanças ocorridas no último ano.

Portanto, eles definitivamente irão entrevistar as pessoas para entender se elas estão cientes das mudanças e quais expectativas ou medidas adicionais devem ser tomadas quando a mudança estiver acontecendo. Definitivamente, isso é algo que eles vão entrevistar durante as entrevistas no chão e eles definitivamente observarão quais mudanças você disse que fará se realmente acontecerem no chão ou apenas no fichário. Com certeza, eles auditarão as mudanças no plenário para que o programa, o que diz o programa de gerenciamento de mudanças ou o que quer que o registro de mudanças diga que essas são as mudanças, e eu vou, isso seja realmente implementado no chão. Para recapitular, você deve documentar todo o processo de gerenciamento de mudanças para que, quando a auditoria acontecer, você esteja pronto com seu registro de gerenciamento de mudanças, você tenha que se comunicar e treinar suas respectivas pessoas para que, quando forem entrevistadas, tenham a resposta e, finalmente, a mudança. o processo de gerenciamento deve estar visível no chão para que quando o auditor vai fazer a auditoria, ele pode ver as mudanças no chão. Agora, como podemos automatizar o processo de gerenciamento de mudanças para não dependermos muito de um registro de gerenciamento de mudanças em papel ou em Excel. Como você pode torná-lo um processo de gerenciamento de mudanças mais automatizado e eficiente? Então, a resposta é: vamos nos tornar digitais.

Há benefícios das ferramentas digitais que podem ajudar você a se manter em conformidade com seu processo de gerenciamento de mudanças durante ou durante a implementação da mudança. Quais são as ferramentas que temos disponíveis? Fluxo de trabalho. Portanto, sempre que uma mudança precisa passar por um processo de aprovação, podemos ter um fluxo de trabalho incorporado ao sistema de gerenciamento de mudanças para que ele seja direcionado automaticamente para o proprietário ou aprovador do gerenciamento de mudanças. Também podemos ter um fluxo de trabalho para atribuir quando você atribui uma alteração, você não precisa se comunicar verbalmente, ei, você é responsável por essa parte da alteração ou se comunica por e-mail. Você pode, por favor, ter certeza de fazer isso?

Você pode atribuir um plano de ação de controle de alterações por meio de uma plataforma digital para que o usuário real atribuído seja notificado quando a tarefa for atribuída, seja notificado se a tarefa não for concluída seja notificado quando a tarefa estiver vencida, para que você não precise fazer o gerenciamento de alterações e repetir lembretes por e-mail. Portanto, as ferramentas digitais podem ajudá-lo de várias maneiras de extrair todo o seu processo de gerenciamento de mudanças não apenas do fluxo de trabalho. Pode ser um lugar onde todas as partes interessadas possam visualizar quais são as mudanças que estão surgindo e como as mudanças estão progredindo ao longo do processo e quais são os lembretes de quais são os KPIs em que a mudança não está acontecendo ou o processo de mudança não está acontecendo? Além disso, pode promover uma cultura de segurança de alimentos mais forte, porque todos possuem uma parte do processo de gerenciamento de mudanças e isso é visível para todos nas organizações. Agora, como podemos nos tornar digitais, como Tammie mencionou, que de forma alguma estamos tentando apresentar nossas ferramentas digitais aqui. Queríamos apresentar que existem ferramentas digitais disponíveis no mercado que podem ajudá-lo a gerenciar seu processo de gerenciamento de mudanças de forma muito eficaz. Portanto, sempre que quiser iniciar um processo de gerenciamento de mudanças, você pode criar um registro estruturado em que o gerenciamento de mudanças possa ser documentado de forma puramente e os relatórios sejam uma parte muito importante de qualquer processo de gerenciamento de mudanças.

E se você quiser ter um relatório estruturado, a qualidade dos seus dados deve ser estruturada. Portanto, se você tiver uma lista de equipamentos, pode colocar uma lista suspensa para que amanhã, se estiver fazendo um relatório sobre de onde vem a solicitação de mudança na fábrica, em qual área ou qual equipamento, você possa fazer isso por meio de um relatório. Portanto, para isso, seus dados de início de mudanças devem ser estruturados e isso pode ser feito por meio de uma ferramenta digital, com esses dados estruturados em um menu suspenso para você. Então, você iniciará uma alteração criando uma solicitação de alteração. Você também pode adicionar evidências objetivas de sua mudança. Se você tiver uma câmera ou estiver usando seu aplicativo móvel, poderá fazer upload de imagens e documentos de suas alterações.

Depois que a mudança for feita, faça a avaliação de impacto. Portanto, sua avaliação de impacto também poderia ser mais estruturada. Atualmente, se você está fazendo uma avaliação de impacto, está presumindo que sabe o que isso pode afetar meu produto ou meu processo. Mas isso pode ser pré-configurado automaticamente com base no tipo de alteração. Sua área associada de impacto pode ser incluída automaticamente, como sua qualidade, segurança do produto, saúde e segurança, regulamentação e meio ambiente. Assim, você poderá ter isso predefinido com base no seu tipo de alteração.

Isso significa que sua avaliação de impacto pode ser mais organizada em uma ferramenta digital. Em seguida, vem nosso estudo de viabilidade. A mudança é viável? Existe alguma implicação financeira? Existe alguma restrição do lado da aquisição? Existe alguma restrição do lado da fabricação?

Antes mesmo de iniciar o gerenciamento real de mudanças, seu estudo de viabilidade pode ser automatizado. E se você precisar, digamos que precise de capex e de uma aprovação para o capex, ele pode ser automaticamente enraizado para sua equipe financeira ou para aprovação de capital. Assim, o estudo de viabilidade pode ser automatizado nas ferramentas digitais. Em seguida, sua avaliação de riscos. A avaliação de riscos é uma ferramenta importante na qual você pode configurar sua árvore de decisão. Se você tiver sua própria árvore de decisão para determinar o risco que pode ser configurado na plataforma, ou se puder usar qualquer ferramenta padrão de avaliação de risco bidimensional ou tridimensional, de probabilidade, gravidade e detectabilidade para avaliar objetivamente seu risco.

Um recurso também pode ser incluído na verificação de recorrência. Iniciamos uma mudança semelhante no passado? Se a mudança for recorrente, significa que sua mudança anterior não foi efetiva. Portanto, a verificação de recorrência também é uma característica muito importante em nosso processo geral de avaliação de risco para entender se estou iniciando uma nova mudança devido ou se pode haver mudanças recorrentes. Em seguida, vem o planejamento de ações. Seu planejamento de ação pode ser incluído no processo de gerenciamento de mudanças, no qual você poderá adicionar um item de ação a um usuário interno ou externo.

Você também pode verificar se a ação foi concluída ou não. Depois que a ação for atribuída, o sistema pode lembrá-los automaticamente de concluir a tarefa a tempo. E você também pode adicionar uma revisão do seu planejamento de ações para que, quando a ação de solicitação for concluída, alguém possa analisá-la. Então, vamos falar sobre um pouco do planejamento de ações e como uma ferramenta digital pode te ajudar. Agora, digamos que você queira atualizar seu procedimento. Se você tiver um software de gerenciamento de documentos, poderá vincular diretamente uma alteração processual ao gerenciamento de documentos e fazer as alterações no gerenciamento de documentos e trazê-las de volta ao nosso gerenciamento de mudanças como evidência de que a ação foi concluída.

Se você quiser realizar uma auditoria interna por causa da mudança, se tiver um software de gerenciamento de auditoria, poderá iniciar uma auditoria para seus usuários internos. Você também pode iniciar a aprovação de um fornecedor. Você também pode iniciar um CAPA, iniciar um aprendizado. Se você estiver treinando, se precisar treinar alguém, se tiver um software de gerenciamento de aprendizado, poderá criar um plano de ação corretiva ou um plano de ação que conduza esses treinamentos. Assim, todos os planos de ação podem ser feitos digitalmente na plataforma. Se você tem softwares em que seu gerenciamento de documentos, gerenciamento de CAPA, gerenciamento de suprimentos, gerenciamento de auditoria e gerenciamento de treinamento podem ser integrados ou interconectados a uma solução completa de gerenciamento de mudanças.

Agora, o próximo passo é a verificação da eficácia. Portanto, a verificação de eficácia é algo baseado em seu periódico. Agora, digamos que, como eu disse, se você quiser incluir isso todos os anos, em 31 de dezembro, eu gostaria de fazer minha verificação de eficácia ou realizar uma verificação de eficácia 6 meses a partir do dia da implementação. Então, após 6 meses, ele criará um lembrete para você de que é hora de voltar e analisar sua verificação de eficácia. Poderíamos incluir sua verificação de recorrência se você tiver algum incidente recorrente, o que significa que ela não é eficaz, quaisquer que sejam as mudanças que você fez. Finalmente, se você quiser iniciar uma mudança de custo porque tudo é um custo, certo? Se você quiser incluir, ei, qual é o meu custo de alteração?

Você também pode ter seu próprio centro de custo interno incorporado ao sistema, onde cada aspecto de sua implicação na mudança possa ser levado em consideração para o custo da mudança e, finalmente, seus KPIs, sua análise de tendências. Se você quiser criar sua própria análise de tendências, como as mudanças estão acontecendo? Como as ações corretivas estão acontecendo? Como a recorrência está acontecendo? Você definitivamente poderia ter esse tipo de relatório estruturado em um software de gerenciamento de mudanças. Isso leva ao Smart Food Safe.

Como fornecedor de soluções de software, temos nosso próprio software de gerenciamento de mudanças, onde você pode ter uma verificação integrada de eficácia ou recorrência. Ele tem seu próprio fluxo de trabalho configurável. Portanto, a mudança pode ser enraizada na pessoa apropriada. Tem escalação automatizada. Agora, digamos que você tenha uma ação de mudança de desvio. O prazo está atrasado em 10 dias e ainda não foi concluído.

O sistema está enviando um lembrete, mas não está sendo concluído. Então, poderíamos escalar isso para o nível um, nível dois, nível três. Isso significa que se você estiver no nível três e estiver recebendo uma notificação de escalonamento, isso significa que algo não está acontecendo. Temos outros módulos para que o software de gerenciamento de mudanças possa ser interconectado ao gerenciamento de auditoria de gerenciamento de documentos. Este módulo está em conformidade com 21 CFR parte 11. Para que a integridade de seus dados e seus requisitos de dados do CFR 21 já sejam atendidos.

Ela tem seus próprios painéis em tempo real e também tem ferramentas automatizadas de avaliação de riscos e impactos disponíveis. Com essa observação, a principal lição deste webinar antes de iniciar qualquer solicitação de mudança é entender a mudança. Qual é a mudança? Quais são as implicações? Quais são os riscos da mudança? Certifique-se de criar um processo em que a mudança seja documentada adequadamente do ponto de vista do procedimento e do ponto de vista do registro.

E, finalmente, as ferramentas digitais definitivamente ajudarão você a tornar sua vida mais fácil para se manter atualizado, porque seu trabalho como gerente de qualidade ou gerente de segurança de alimentos não deve ser corrigir erros, deve se concentrar na prevenção de erros e isso pode ser feito com ferramentas digitais ou gerenciamento de mudanças. E, finalmente, na Smart Food Safe, temos soluções digitais abrangentes disponíveis e, se você estiver interessado em aprender sobre nós, receberá meu e-mail no final, mas de forma alguma estamos tentando promover nosso software. Aqui estamos aqui para ensinar que as ferramentas digitais devem ser o caminho a seguir se você deseja gerenciar seu processo de gerenciamento de mudanças. Com essa nota, tenho certeza de que vocês. Agora, o SQF unites 2027 foi anunciado. Então, de 23 a 25 de março, está acontecendo em Takan e mais informações podem ser fornecidas por Tammie nesta apresentação. Obrigado mais uma vez. Tenho certeza que você pode ter algumas perguntas. Vejo que algumas perguntas estão surgindo.

Eu ficarei feliz em responder qualquer pergunta, se você tiver.

Tammy Van Buren: Tudo bem Então, muito obrigado Prasant. Uma das coisas que quero enfatizar é que estamos vendo muitas pessoas no chat perguntando sobre quem está usando o quê e diferentes softwares, então fique à vontade para colocar no chat o que você está usando, pois você sabe que indicamos que Prasant tem um programa de software, você sabe que ele fez um resumo de 30 segundos, você sabe, ei, aqui está quem somos, mas existem muitos outros, então fique à vontade para digitar no chat o que você está usando e compartilhar com um ao outro. Então, Prasant, se você quiser cancelar o compartilhamento de sua tela, você e eu responderemos. Sim, vamos responder a algumas perguntas. Então, tivemos vários e muito obrigado a todos. Então, a primeira grande questão que surgiu foi, você sabe, estamos falando de mudança.

Então, as pessoas estão se preparando para mudar da Edição 9 para a Edição 10. Essa é uma mudança que precisamos documentar e executar em nosso processo e procedimento de gerenciamento de mudanças?

Camponesa Prusty: Tammie, estamos trazendo um novo processo de gerenciamento de mudanças. Estamos trazendo um novo processo de EMP. Isso por si só é uma mudança. Portanto, você precisa documentar todas as mudanças que afetarão suas práticas de segurança de alimentos. Então, sim, você precisa documentar novamente, precisa passar pela avaliação de riscos, passar pela avaliação de impacto e talvez não precise de mais ações se seu programa já estiver em conformidade com a edição 10, ou talvez precise tomar medidas adicionais se não estiver cumprindo as alterações.

Tammy Van Buren: Sim, com certeza. Não, eu concordo totalmente que você sabe que, em alguns aspectos da Edição 10, será uma grande mudança. Portanto, você precisa seguir os aspectos de um processo de gerenciamento de mudanças. Eu direi que você sabe que adoro o processo de 11 etapas. Portanto, esse processo de 11 etapas não é necessariamente um requisito de código. Mas organiza o que Prasant disse a vocês hoje.

Esse processo de 11 etapas meio que reúne tudo e cobre tudo o que você precisa. Você receberá uma cópia desta apresentação, bem como os slides. Então, você verá seu processo de 11 etapas sobre como lidar com o gerenciamento de mudanças. Mas vamos voltar para outra pergunta. Portanto, nossos operadores fazem ajustes de rotina para manter o processo centralizado. Bem, primeiro de tudo, essa afirmação é um problema.

[risos] você sabe, vindo de uma pessoa de qualidade, não deveríamos fazer, chamamos isso de mexer ou ajustar o processo para tentar manter o foco. Se você é certificado por código de qualidade, e eu encorajo todos a obterem a certificação de código c de qualidade, essa é uma das coisas que você aprende no controle de processos é que seu operador não deve mexer no processo constantemente fazendo ajustes tentando centralizar o alvo. Mas isso é uma nota lateral. Voltando à nossa pergunta sobre gerenciamento de mudanças. Precisaríamos considerá-las como mudanças? E às vezes os auditores parecem estar considerando isso como falhas. Então, acho que precisaria entender o quão significativa é a mudança.

Mas como podemos comunicar que essas não são mudanças que exigem um processo de gerenciamento de mudanças, mas sim apenas uma rotina ou parte do processo? Então, quais são seus pensamentos sobre isso?

Camponesa Prusty: Então, novamente, Tammie, sem entrar nos detalhes da mudança, porque não temos o plano de fundo. Sim. Você tem que se perguntar qual é o risco? Sim. Você vê um risco de segurança de alimentos aqui? Se houver um risco à segurança de alimentos, sim, você precisa cuidar do risco porque, em última análise, um processo de gerenciamento de mudanças aborda qualquer risco potencial ou futuro que possa surgir no processo devido às mudanças.

Então, como não estamos vendo o processo deles, eles precisam se perguntar se eu tenho uma, se você não sabe, faça uma avaliação de risco, procure identificar todo o risco potencial, faça uma avaliação de risco, qual é a probabilidade, qual é a probabilidade e qual é a detectabilidade? Se isso fizer sentido, é claro que você precisa de um processo de gerenciamento de mudanças, sim.

Tammy Van Buren: Se sua organização já tem um processo de gerenciamento de mudanças, você precisa criar um diferente apenas para a Edição 10?

Camponesa Prusty: Você não precisa se sua organização já tem um processo, o que significa que você já está capturando as 11 etapas que expliquei na apresentação, mas se você perceber que seu processo atual de gerenciamento de mudanças não está atendendo aos requisitos do SQF, diz que foi verificado e validado; se não for verificado ou validado, você tem uma lacuna, sim, concordo totalmente com essa.

Tammy Van Buren: Então, basta compará-lo com o código e ver se ele já está cumprindo. Quando a notificação ao cliente ocorre no processo de grandes mudanças, como a introdução de um novo alérgeno? Então, você abordou isso como exemplo. Então, onde você notificaria o cliente dentro desse processo de 11 etapas?

Camponesa Prusty: Ok. Portanto, se o produto do cliente estiver sendo afetado pelo novo alérgeno, o que pode exigir a alteração do rótulo, você deverá notificar os clientes. Portanto, é entre você e seu cliente que tipo de contrato você tem, mas se você deseja alterar uma etiqueta ou alterar um processo que possa implicar o produto do cliente. Tenho certeza de que todo cliente quer saber quais mudanças estamos trazendo.

Tammy Van Buren: Sim. E para esse, eu também voltaria ao código. Portanto, a última frase do requisito do código diz que as mudanças devem ser confirmadas ou validadas, documentadas e comunicadas conforme necessário em um prazo que garanta a manutenção da segurança de alimentos. Então, eu meio que estou no acampamento mais cedo do que tarde. Sabe, quanto mais cedo você envolver os clientes no processo e notificá-los sobre a mudança, acho que mais fácil será para eles se ajustarem ou terem suas perguntas respondidas antes de, oh meu Deus, eu estou lhe enviando um produto hoje que contém, você sabe, nozes. Então, eu gosto do mais cedo do que do mais tarde, mas inserimos especificamente o código, eu liderei o grupo de trabalho técnico a escrever, o código de fabricação de alimentos, e o inserimos especificamente em um prazo que garante que a segurança de alimentos seja mantida.

Portanto, não é uma situação em que há um prazo definido para cada mudança. Então, não é um e, você sabe, está pronto. Eu notifico meu cliente 7 dias antes da alteração ocorrer. Acho que você tem que avaliar e, como você disse, Prasant, volte a essa avaliação de risco. Qual é o risco de não se comunicar com o cliente em tempo hábil? Então, isso é meio parecido com o que alguém já perguntou sobre se já estamos fazendo um processo de gerenciamento de mudanças, precisamos criar algo diferente especificamente, mas a pergunta é que já estamos na Edição 9 e dissemos que o gerenciamento de mudanças está na Edição 9.

É apenas uma espécie de requisito oculto. Então, estamos na Edição 9. Então, quais são as coisas adicionais que eu preciso fazer ao implementar a Edição 10 que não está atualmente na Edição 9. Então, você quer? Acho que a Edição 10 exige que você tenha um processo documentado de gerenciamento de mudanças. Esse é o ponto de partida. Ele precisa ser documentado com base no requisito do código e, em seguida, todas as alterações também devem passar pela implicação da avaliação de risco (o que você chama de planejamento preciso de ações e verificação de eficácia), todo esse processo que você pode ter tido antes, mas precisa ser mais estruturado com base nos requisitos do código.

Tammy Van Buren: Isso é o que eu ia dizer também, você precisa ter esse processo documentado, então eu gosto de como você disse mais estrutura. Então, na próxima pergunta, tudo já está coberto no código de alguma forma. O exemplo da introdução de um novo alérgeno seria avaliado na aprovação do fornecedor do ingrediente, em um programa de gerenciamento de alérgenos, e esses programas são validados regularmente. Devemos resumir tudo o que já estamos fazendo em um formulário de gerenciamento de alterações de cotações e alterações de alterações agora? Então, voltando ao seu exemplo de adição de um alérgeno.

Camponesa Prusty: Então, Tammie, é a mesma coisa que você volta ao formulário de gerenciamento de mudanças. Você capturou todos os requisitos do código SQF? O que estávamos explicando? 11 etapas no formulário de gerenciamento de mudanças que você pode estar cumprindo ou não. Por exemplo, inscrever-se. Digamos que você precise assinar uma aprovação de mudança. Você já está capturando ou está apenas dizendo que, ei, não está documentado. Portanto, essa parte é muito importante para garantir que os requisitos já sejam o que você chama em seu processo de gerenciamento de mudanças, já capturando todos os requisitos.

Sim. Absolutamente Quero dizer, a pessoa que fez a pergunta mencionou algumas coisas. Fornecedor aprovado, o e o programa de gerenciamento de alérgenos, mas o gerenciamento de mudanças fará com que você analise o processo de recebimento. Você está recebendo um novo alérgeno. Isso fará com que você veja seu armazenamento.

Então, como você vai armazenar isso? Onde você vai armazenar isso? Então, ele engloba todo o processo. A intenção por trás de um procedimento de gerenciamento de mudanças. Então, poderemos ter um plano escrito direcionado a outros programas, desde que esses processos atendam aos requisitos de gerenciamento de mudanças? Então, e então alguém respondeu, sim, essa é uma ótima pergunta.

Meu procedimento de gerenciamento de mudanças pode se referir a outros processos existentes do programa? Mais ou menos a mesma coisa, acho que várias pessoas têm perguntado. Então, eu já estou fazendo todas essas coisas, mas agora, para a Edição 10, ela diz especificamente o processo de gerenciamento de mudanças. Então, posso simplesmente dizer que consulte o programa de alérgenos, consulte o programa de fornecedores aprovados, posso apenas referenciar coisas quando estou montando meu procedimento de gerenciamento de mudanças ou preciso fazer mais? Então me diga uma coisa, eu diria que sim, você pode estar fazendo parte disso, mas se você examinar o código 2.3.5.1 2.3.5.2, ele tem uma expectativa muito clara do que deve ser feito. Se você já está cumprindo isso, é claro que pode fazer uma referência, ok, veja, é isso, mas o gerenciamento de mudanças não se restringe a um elemento, ele restringe seu programa geral de segurança de alimentos e, ao se referir à aprovação do pró-fornecimento, referindo-se à aprovação do pró-fornecimento, referindo-se à aprovação do pró-fornecimento, alérgeno, você está limitando o escopo a essas áreas. E quanto às cadeias não planejadas que podem iniciar um risco de segurança de alimentos, você o fará? Resolvemos isso. um. Sim, com certeza.

A última não é realmente uma pergunta, mas houve várias discussões no bate-papo sobre, você sabe, pesar os prós e os contras de adotar um processo digital de gerenciamento de mudanças versus um processo manual, planilhas manuscritas e do Excel e coisas assim. Você sabe, uma das coisas que alguém apontou é que, você sabe, independentemente de qual plataforma digital você usa, o SQF tem várias que foram, você sabe, associadas ou, você sabe, que vêm à nossa conferência todos os anos, como você. Mas ter essa presença on-line de uma forma que alinha as coisas para tornar a auditoria do SQF, eu não quero dizer mais fácil, mas eu diria mais eficiente, certo? Então, alguma outra palavra de despedida sobre quais são alguns dos outros benefícios além do dia da auditoria? Eu posso alinhar todos os meus documentos. Então, alguma ideia de despedida sobre isso?

Bem, o Tammie SQF é uma ferramenta para oferecer a melhoria contínua do seu programa de segurança de alimentos e a melhoria contínua não acontece no dia da auditoria. Isso tem que acontecer todos os dias e, para você descobrir se isso está acontecendo todos os dias, a auditoria não é a melhor ferramenta. Você precisa ter um KPI que leve em consideração seus dados, sua ação corretiva, seu início de mudança diariamente, de hora em hora, de minuto a minuto. Isso significa que você tem que estar pronto a cada minuto. Então, e você não pode dizer que sim, eu fiz minha auditoria. Consegui uma ótima pontuação.

Se meu programa for bom. Sim, isso é bom no dia da auditoria. Mas o que aconteceu depois da auditoria? Sim, com certeza. Ok, última pergunta. Tivemos uma espécie de slide aqui no final.

Apresentando uma nova matéria-prima de um fornecedor já aprovado. Então, podemos simplesmente fazer nosso programa de fornecedores aprovados? E isso é suficiente para atender aos requisitos de gerenciamento de mudanças? Novo fornecedor de material já foi aprovado. Ok. Portanto, o fornecedor pode ser aprovado, mas o material pode trazer algum risco inerente se você estiver falando de melão, que tem risco inerente.

Portanto, você precisa entender se esse novo material que você está tentando trazer do fornecedor contém riscos inerentes. Número dois: seu processo tem a capacidade de lidar com esse risco inerente? Se seu processo não tiver essa capacidade, você precisará passar por um processo de gerenciamento de mudanças. Tudo bem. Bem, obrigado a todos por se juntarem a nós. Estamos de volta no topo da hora.

Como Coup postou no chat, todos vocês receberão a apresentação. Você receberá a gravação. Entre em contato se tiver alguma dúvida sobre o gerenciamento de mudanças e o esclarecimento sobre os requisitos do código. A conformidade em sqfi.com é onde você me encontra e fico feliz em fornecer esclarecimentos sobre o código. Você encontrará recursos que o ajudarão em sua jornada na Edição 10, que será lançada em apenas alguns meses. Então, novamente, obrigado a todos, obrigado, é um prazer apresentar a vocês hoje. 1:00:04 1 hora, 4 segundos Obrigado.

Obrigado a todos. Obrigado Tammie. Tchau. Tchau.