les Fiches-Conseils 09 - Contrôle des documents et dossiers

Le manuel, les documents et les dossiers sur la salubrité alimentaire constituent la preuve matérielle du système SQF du site. Le manuel sur la salubrité alimentaire comprend les procédures écrites du site, les programmes préalables et tout autre programme les documents qui appuient ou fournissent des preuves de l'élaboration, de la mise en œuvre, de l'entretien et contrôle du système SQF.

Les documents comprennent des politiques, des procédures et des formulaires qui doivent être contrôlés pour être à jour et à jour. Les dossiers sont la preuve de l'exécution du plan de salubrité alimentaire et inclure des éléments tels que les registres de surveillance, les certificats d'analyse et les dossiers d'étalonnage ; à jour, facilement accessible au personnel, entreposé de façon sécuritaire, mais facilement récupérable au besoin.

Objectifs d'apprentissage

• Consigner et tenir à jour un manuel sur la salubrité alimentaire
• Préparer et contrôler les documents
• Tenir et boutique les dossiers

Éléments de code applicables

• 2.2.1
• 2.2.2
• 2.2.3

Termes clés

Manuel de salubrité des aliments

Procédures écrites, programmes préalables et tout autre document à l'appui ou fournit des preuves de l'élaboration, de la mise en œuvre, de l'entretien et du contrôle du site Système SQF

Contrôle des documents

La façon dont les documents sont élaborés, tenus à jour, distribués et/ou utilisés.

Registres

Documents qui fournissent des preuves des résultats obtenus ou des activités réalisées.

S'inscrire

Une liste officielle.

Étapes du processus

1. Manuel sur la salubrité des aliments
   1. Il n'y a pas de format prescrit pour le manuel ; le format est déterminé par le site.
      1. Elle peut être divisée en un manuel des politiques, un manuel sur la salubrité alimentaire, etc. combinées en un seul manuel. Il peut être intégré à d'autres opérations procédures ou logées dans un manuel SQF distinct - le choix dépend de ce qui convient le mieux aux activités du site.
   2. L'objectif principal est de s'assurer que le manuel est conforme aux exigences pertinentes du Code de base de la SQF et qu'il soit facilement utilisable par le personnel de l'site. Il doit donc être bref, concis et disponible dans une forme et un langage qui répondent aux besoins en matière d'accès, de langue et d'alphabétisation du personnel d'exploitation.
      1. Il peut résider sur support papier ou électronique.
2. Contrôle des documents
   1. Tous les documents du système de gestion (p. ex. politiques, procédures, spécifications, aliment, etc.) les plans de sécurité, les instructions de travail) et tout autre document de référence opérationnel (p. ex. les règlements, les exigences du client, les instructions relatives à l'équipement, etc.) doivent être contrôlés pour assurer leur actualité et leur pertinence.
      1. Cela comprend des modèles pour les dossiers utilisés pour déclarer l'étalonnage, les résultats de la surveillance, de l'inspection et de la audit.
   2. Les documents peuvent être papier, stockés électroniquement ou un mélange des deux. Cependant la copie à jour des documents pertinents doit être mise à la disposition des employés qui, selon le cas : il faut les utiliser.
   3. Une liste (aussi connue sous le nom de registre) de documents et de toute modification apportée aux documents doivent être conservés afin d'identifier les documents actuellement utilisés.
3. Registres
   1. Les dossiers recueillent et conservent l'information sur les opérations de traitement inscrites sur les formulaires, qui doivent être clairs, concis, lisibles et exacts.
   2. Les dossiers doivent être conservés de façon à ne pas être endommagés afin qu'ils puissent être récupérés pour les fins de l'enquête. L'entreposage peut être électronique ou papier.
   3. Les dossiers doivent être dûment autorisés et conservés selon les exigences du site ; client ou législation.
   4. Les dossiers électroniques sont acceptables. Le site doit avoir les moyens de gérer la sécurité électronique des dossiers, les signatures électroniques des contrôleurs et des examinateurs ; les moyens d'examen électronique.
   5. Dans les dossiers papier, si des erreurs se produisent, une ligne à travers un enregistrement inexact, avec l'enregistrement exact et les initiales du moniteur sont le plus souvent utilisés au sein de l'industrie.
   6. Le code SQF ne prescrit pas la durée de conservation des dossiers. Au lieu de cela, peuvent être prescrits par la loi, les exigences du client ou la couverture d'assurance. En dehors de ces exigences, la règle générale est de conserver des dossiers pour la la durée de conservation commerciale du produit (c.-à-d. la durée maximale avant consommation). Toutefois, dans le cas des produits à courte durée de conservation, le site doit conserver les dossiers après la prochaine audit de renouvellement de l'accréditation, au minimum.

Ressources pertinentes

• Stephanie L. Comment établir un système de contrôle des documents pour se conformer à l'ISO 9001:2015, ISO 13485:2016, Exigences de la FDA, Guide complet de conception un système de contrôle des documents basé sur les processus ASQ Quality Press, 2015
• American Society for Quality
  • http://asq.org/