重点参考文档 09-文件控制和记录

食品安全手册、文件和记录是该场所 SQF 系统的物理证据。 食品安全手册包括场所的书面程序、先决条件计划和任何其他内容 支持或提供开发、实施、维护证据的文档以及 控制 SQF 系统。

文件包括必须控制的政策、程序和表格 以便保持最新状态。记录是食品安全计划执行的证据， 包括监控日志、分析证书和校准记录等内容；这些必须是 当前，员工可随时访问，安全存储，但必要时可轻松检索。

学习目标

• 记录并维护食品安全手册
• 准备和控制文件
• 维护和存储店铺记录

适用的规范元素

• 2.2.1
• 2.2.2
• 2.2.3

关键条款

食品安全手册

书面程序、必备程序和任何其他支持或的文件 为该场所的发展、实施、维护和控制提供证据 SQF 系统

文件控制

开发、维护、分发和/或使用文档的方式。

记录

为取得的成果或所开展的活动提供证据的文件。

注册

官方名单。

流程步骤

1. 《食品安全手册》
   1. 手册没有规定的格式；格式由场所决定。
      1. 它可以分为单独的政策手册、食品安全手册等或 合并为一本手册。它可以与其他操作集成 程序，或者包含在单独的 SQF 手册中-选择取决于 什么最适合该网站的业务。
   2. 主要目的是确保该手册符合 SQF 基础规范的相关要求，并便于现场员工使用。因此，它应简明扼要，并以符合操作人员准入需求、语言和识字水平的形式和语言提供。
      1. 它可以采用纸质或电子形式。
2. 文件控制
   1. 所有管理系统文件（例如，政策、程序、规范、食品 安全计划、工作指示）以及任何其他操作参考文件（例如 法规、客户要求、设备说明等），必须是 控制以确保其流行性和相关性。
      1. 这包括用于报告校准的记录模板， 监测、检查和审计结果。
   2. 文档可以是纸质文档，也可以以电子方式存储，也可以两者兼而有之。然而 相关文件的最新副本必须提供给员工 需要使用它们。
   3. 文件清单（也称为登记册）和对文件的任何修改 必须进行维护以识别当前正在使用的文档。
3. 记录
   1. 记录收集并保留上面记录的有关处理操作的信息 表格，必须清晰、简洁、清晰和准确。
   2. 必须存储记录以免损坏，以便可以对其进行检索 调查目的。存储可以是电子的，也可以是纸质的。
   3. 记录必须经过适当授权，并且必须按照网站要求进行存储， 客户或法规。
   4. 电子记录是可以接受的。该场所必须有管理手段 记录的电子安全、监督员和审阅者的电子签名以及 电子审查的手段。
   5. 在纸质记录中，如果出现错误，则在不准确的记录之间划一条线， 行业内最常使用显示器的准确录音和首字母缩写。
   6. SQF 规范并未规定记录的保留期限。相反，它 可能由立法、客户要求或保险范围规定。 除了这些要求外，一般规则是保留记录 产品的商业保质期（即食用前的最长时间）。 但是，对于保质期较短的产品，场所必须至少在下次重新认证审计之后保留记录。

相关资源

• 船长 Stephanie L. 如何建立符合 ISO 的文件控制系统 9001:2015、ISO 13485:2016 和 FDA 要求全面的设计指南 基于流程的文件控制系统 ASQ Quality Press，2015
• 美国质量学会
  • http://asq.org/