Controllo dei documenti

Il fornitore deve preparare un manuale di sicurezza alimentare che documenti le politiche, le procedure, i programmi di prerequisiti, i piani di sicurezza alimentare, le specifiche e le istruzioni di lavoro necessarie per supportare lo sviluppo, l'implementazione, la manutenzione e il controllo del sistema SQF. Questo include moduli che sono i modelli per i record utilizzati a supporto del sistema di sicurezza alimentare. La il manuale includerà la dichiarazione sulla politica aziendale e un organigramma. Comprenderà il/i piano/i di sicurezza alimentare HACCP (fare riferimento al 2.4.3) per tutti i prodotti e i processi inclusi nel ambito di certificazione del fornitore.

Il manuale sulla sicurezza alimentare deve essere pratico, utilizzabile e disponibile per tutti i dipendenti con responsabilità per la sicurezza alimentare. Deve essere disponibile in una forma e in una lingua che soddisfino l'accesso esigenze, livelli di lingua e alfabetizzazione del personale operativo. Può essere memorizzato elettronicamente o in copia cartacea (fare riferimento al punto 2.2.1.1) e la valuta e la sicurezza del manuale devono essere controllate (fare riferimento al punto 2.2.2.1).

Non esiste un formato prescritto per la costruzione del manuale. Il formato è determinato da il fornitore. Può essere suddiviso in un manuale politico, un manuale sulla sicurezza alimentare o combinato in uno solo manuale. Può essere integrato con altre procedure operative o ospitato in un SQF separato manuale: la scelta dipende da ciò che meglio si adatta all'attività del fornitore.

Una procedura scritta che descriva come i documenti verranno mantenuti, aggiornati e sostituiti deve essere sviluppato e implementato. Un elenco o un registro di documenti e moduli, sebbene non richiesto, possono essere mantenuti per identificare i documenti attualmente in uso. Potrebbe includere quando lo erano rilasciato, aggiornato e chi possiede una copia di ogni documento. I documenti a cui si fa riferimento includono, per esempio, programmi di prerequisiti, piani di sicurezza alimentare, SSOP, SOP, altre istruzioni di lavoro e materie prime specifiche del materiale e del prodotto finito, ecc.

Si raccomanda al fornitore di designare un membro del personale responsabile del documento archiviazione e sicurezza e modalità di controllo dei documenti; distribuzione delle versioni correnti a quelle pertinenti dipendenti; e assicurando che i documenti siano aggiornati. Usato, illeggibile o obsoleto i documenti devono essere sostituiti.