Controle de documentos

Definição

O controle de documentos é o método pelo qual uma unidade garante que todos os aspectos da segurança de alimentos o sistema é mantido atualizado e relevante. Isso inclui procedimentos, políticas, programas, especificações, instruções de trabalho, procedimentos operacionais padrão e formulários.

Diretrizes de Implementação e Auditoria

O que isso significa?

O fornecedor deve preparar um manual de segurança de alimentos que documente as políticas, procedimentos, programas de pré-requisitos, planos de segurança de alimentos, especificações e instruções de trabalho necessárias para apoiar o desenvolvimento, implementação, manutenção e controle do Sistema SQF. Isso inclui formulários que são os modelos de registros usados para apoiar o sistema de segurança de alimentos. O O manual incluirá a declaração de política da empresa e um organograma. Isso incluirá o (s) Plano (s) de Segurança de Alimentos da APPCC para todos os produtos e processos incluídos no escopo de certificação do fornecedor.

O manual de segurança de alimentos deve ser prático, utilizável e disponível para todos os funcionários com responsabilidade pela segurança de alimentos. Deve estar disponível em um formato e idioma que atendam ao acesso necessidades, idioma e níveis de alfabetização da equipe operacional. Ele pode ser armazenado eletronicamente ou em cópia impressa, e a moeda e a segurança do manual devem ser controladas.

Não há um formato prescrito de como o manual deve ser construído. O formato é determinado por o fornecedor. Ele pode ser dividido em um manual de políticas, manual de segurança de alimentos ou combinado em um manual. Ele pode ser integrado a outros procedimentos operacionais ou alojado em um SQF separado. manual - a escolha depende do que melhor se adequa ao negócio do fornecedor.

Um procedimento escrito descrevendo como os documentos serão mantidos, atualizados e substituídos devem ser desenvolvidos e implementados. Uma lista ou registro de documentos e formulários, embora não seja necessário, podem ser mantidos para identificar os documentos atuais em uso. Isso pode incluir quando eles estavam emitido, atualizado e quem tem uma cópia de cada documento. Os documentos referidos incluem, para exemplo, programas de pré-requisitos, planos de segurança de alimentos, SSOPs, SOPs, outras instruções de trabalho e matérias-primas especificações do material e do produto acabado, etc.

Recomenda-se que o fornecedor designe um membro da equipe responsável pelo documento armazenamento e segurança e como os documentos são controlados; distribuindo as versões atuais para as relevantes funcionários; e garantir que os documentos estejam atualizados. Desgastado, ilegível ou desatualizado os documentos devem ser substituídos.

Por que está no Código e por que é importante?

Em geral, os sistemas de gerenciamento de segurança de alimentos envolvem “dizer o que você faz”, por exemplo, documentar políticas, especificações, procedimentos, planos de APPCC e instruções de trabalho que concordam com o padrão (neste caso, o Código SQF) e “fazer o que você diz”, por exemplo, operando com base em essas políticas e procedimentos documentados. Isso se reflete em todo o Código SQF no uso dos termos “documentado e implementado”. ” No Código SQF, o manual de segurança de alimentos é o sistema documentado (“dizer o que você faz”) que deve ser implementado (“fazer o que você diz”).

RIO Road to Auditories (registros, entrevistas e observações)

Registros

A seguir estão exemplos de registros e/ou documentos para auxiliar na implementação e revisão deste tópico:

  • Manual de Segurança de Alimentos
  • Procedimento de controle de documentos
  • Lista/registro de documentos controlados, incluindo formulários

Entrevistas

A seguir estão exemplos de pessoas para entrevistar para ajudar a implementação e revisão deste tópico:

  • Praticante de SQF
  • Especialista em controle de documentos

A seguir estão exemplos de perguntas da entrevista para fazer auxiliar na implementação e revisão deste tópico:

  • Explique o processo para fazendo uma revisão em um documento atual.
  • Como estão os documentos revisões comunicadas?
  • Como é um novo documento criado?

Observações

A seguir estão exemplos de observações para auxiliar na implementação e revisão deste tópico:

  • Observe a revisão do vários documentos e formulários em uso durante o inspeção da unidade e comparar com a revisão anotado no controlado lista de documentos ou registro

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Data atualizada : 2026/02/02

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