Para equipes de segurança de alimentos que estão pensando em mudar de registros em papel para documentação digital, sabendo por onde começar 
e como escolher o parceiro de tecnologia certo pode ser um desafio.
O primeiro do SQFI Dia do destaque do produto, focada em automação e documentação digital, atraiu quase 1.200 inscritos interessados em explorar soluções e ouvir diretamente de sete fornecedores: Allera Technologies, SafetyChain, SGS, AuditQ, Wherefour, Keychain e FoodReady.
Os participantes representaram uma ampla gama de indústrias, incluindo fabricação de alimentos e bebidas, fabricação de CPG, agricultura, atacado e distribuição, armazenagem e transporte e varejo de alimentos. Suas organizações variaram de operações em um único local com menos de 100 funcionários a empresas globais com mais de 10.000.
Apesar de suas origens diferentes, os participantes compartilharam um desafio comum: como as equipes de segurança de alimentos podem fazer a transição da documentação em papel para sistemas digitais mais eficientes, conectados e acessíveis?
Rachel Anderson, vice-presidente de desenvolvimento e estratégia de negócios da SQF, apresentou essa transição como a mudança do “notebook para a rede”, enfatizando as oportunidades que as ferramentas digitais oferecem para agilizar processos, melhorar a visibilidade e apoiar a preparação para auditoria.
Anderson abriu o evento descrevendo quatro áreas importantes a serem consideradas ao avaliar soluções de automação: adequação, implementação, integração e prontidão e crescimento para auditoria.
Durante todo o dia, as perguntas dos participantes nas perguntas e respostas ao vivo reforçaram a importância de cada área.
Ajuste: a solução atende às suas necessidades?
Isso substitui totalmente o papel ou podemos usar apenas a peça de controle de documentos e pular o resto?
Isso é construído para plantas de processamento ou também funciona para locais de armazenamento e distribuição?
Qual é a aparência de um pequeno lançamento em um único site em comparação com um grande lançamento em vários sites?
Implementação: com que facilidade sua equipe pode se adaptar?
Quão íngreme é a curva de aprendizado da equipe da linha de frente que não se sente confortável com as ferramentas digitais?
O que acontece se a Internet cair no meio da auditoria? Os formulários ainda podem ser preenchidos off-line?
O preço é modular ou precisamos comprar a plataforma inteira para obter a peça única de que precisamos?
Integração: funcionará com os sistemas existentes?
Isso pode se conectar a um ERP existente, como SAP ou Cin7, ou a um sistema PLC no chão?
Está vinculado a portais de fornecedores, como o TraceGains, para que os documentos não sejam enviados duas vezes?
Quem é o proprietário dos dados e com que facilidade podemos recuperá-los?
Preparação e crescimento da auditoria: ela pode apoiar a conformidade a longo prazo?
Este 21 CFR Parte 11 e FSMA está em conformidade?
Como ele rastreia o histórico de mudanças, as revisões de documentos e quem assinou o quê?
Os auditores ainda esperam um fichário. Como a GFSI está ajudando os auditores a se familiarizarem com os registros digitais?
O custo foi outro tópico recorrente nas apresentações. De acordo com a política antitruste da SQF, preços específicos de fornecedores não foram discutidos ou moderados durante o evento. Os participantes foram incentivados a entrar em contato diretamente com os fornecedores para obter informações sobre preços.
Além das apresentações formais, o bate-papo ao vivo ofereceu uma visão sobre os desafios que os profissionais de segurança de alimentos enfrentam e os benefícios que alguns experimentaram após a transição para sistemas digitais.
Um participante descreveu seu processo de documentação atual comentando: “sou eu agora, com meus encadernadores de três polegadas”.
Outros compartilharam experiências positivas com plataformas digitais. Um usuário de longa data da SafetyChain descreveu a transição como “uma ótima decisão de mudar do papel para o digital, especialmente para auditorias”. Outro participante, que usou a plataforma por cinco anos, destacou o valor dos formulários bilíngues para os funcionários.
Um comentário particularmente revelador veio perto do final do evento, após a apresentação de todos os sete fornecedores. Um participante compartilhou que gostaria de ter acesso a esse tipo de visão geral lado a lado quatro meses antes, antes de selecionar um parceiro de gerenciamento de qualidade digital.
Esse feedback destaca um dos principais benefícios do SQF Product Spotlight Days: dando aos profissionais de segurança de alimentos a oportunidade de explorar várias soluções, comparar abordagens e fazer perguntas aos fornecedores em um único evento.
Anderson enfatizou três princípios a serem lembrados ao planejar um projeto de automação:
Comece com o problema que você está tentando resolver. Identifique os desafios específicos da sua organização antes de avaliar as soluções de tecnologia.
Envolva seus operadores desde o início. Envolva os funcionários que usarão a tecnologia todos os dias para entender melhor suas necessidades e possíveis barreiras à adoção.
Avalie como cada solução se adequa às suas operações existentes. Pergunte aos fornecedores como sua tecnologia se integrará aos seus sistemas, fluxos de trabalho e práticas de documentação atuais.
Esses princípios se alinham a uma estrutura de planejamento de seis etapas que Anderson apresentou durante sua apresentação de abertura.
Defina o problema. Identifique os desafios ou ineficiências da documentação que você deseja resolver.
Mapeie seus processos atuais. Entenda como o trabalho é realmente realizado hoje em dia, em vez de confiar apenas nos procedimentos estabelecidos.
Envolva os funcionários da linha de frente. Inclua as pessoas responsáveis por preencher e manter registros no processo de planejamento.
Identifique as necessidades de dados e integração. Determine como a nova solução se conectará aos sistemas existentes e apoiará o compartilhamento de informações.
Comece aos poucos e planeje a expansão. Considere uma implantação em fases que permita que sua equipe teste, aprenda e se ajuste antes da escalabilidade.
Mantenha o foco na preparação para a auditoria. Garanta que a solução ofereça suporte a uma documentação precisa, acessível e confiável durante toda a implementação.
Juntas, essas etapas fornecem um ponto de partida prático para organizações que avaliam sua primeira solução de documentação digital ou buscam melhorar os sistemas existentes.
Perdeu o evento ao vivo? O completo Dia de destaque do produto SQF: automação e documentação digital agora está disponível para assistir gratuitamente sob demanda.
Acesse a apresentação de abertura e as demonstrações de Rachel Anderson da Allera Technologies, SafetyChain, SGS, AuditQ, Wherefour, Keychain e FoodReady.
Explore as tecnologias, ouça diretamente os fornecedores e descubra soluções que podem ajudar a simplificar a documentação de segurança de alimentos e fortalecer a prontidão para auditoria.
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