Folha de dicas 20 - Gerenciamento de crises

O melhor momento para se preparar para uma crise é quando não há uma. Um plano de gerenciamento de crises prescreve ações que serão tomadas devido a falhas externas, ambientais, climáticas, de equipamentos ou outras ameaças comerciais em potencial que afetarão a capacidade da unidade de fornecer segurança a seus clientes produtos. Essas ameaças, dependendo do produto, da localização e de outros fatores da unidade, podem incluir: incêndio, inundação, falha de energia, danos causados por tempestades, atos de terrorismo, etc.

Objetivos de aprendizagem

  • Descreva as etapas para desenvolver um plano de gerenciamento de crises
  • Identifique quem deveria estar em uma equipe de crise
  • Defina as responsabilidades da equipe de comunicação de crises
  • Realizar um teste do plano de gestão de crises

Elementos de Código Aplicáveis

  • 2.1.5 Planejamento de gestão de crises

Termos-chave

Gestão de crises

O processo pelo qual uma unidade gerencia um evento, como inundação, incêndio, etc., que é adverso afeta a capacidade da unidade de fornecer continuidade ao fornecimento de comida segura e de qualidade e exige a implementação de um plano de gestão de crises.

Etapas do processo

  1. Estabeleça a equipe de gerenciamento de crises
    1. A equipe deve ser completa e consistir em uma liderança sênior responsável por tomar decisões de negócios, bem como outros membros da equipe necessários, como o equipe jurídica da unidade, indivíduos responsáveis pela segurança de alimentos, compras, marketing, e/ou vendas. Dependendo da configuração da organização ou da crise, a crise a equipe pode consistir em membros externos, como representação legal, segurança de alimentos especialistas, epidemiologistas, consultores, etc.
    2. A equipe deve ter funções e responsabilidades definidas. Isso inclui o interno e quaisquer membros externos da equipe de crise.
    3. Treinamento deve ser realizado para todos os membros da equipe para garantir que eles entendam seus papéis e responsabilidades em uma crise.
    4. Uma lista de contatos de alertas de crise que inclui membros da equipe interna de crise, bem como partes interessadas externas, como clientes, regulatórias, jurídicas ou outras partes externas empreiteiros que podem ser usados para aconselhar a equipe de crise.
  2. Crie o plano
    1. Desenvolva planos de ação com base nas ameaças que podem ocorrer na unidade. Inundação, tornados, incêndios são todos exemplos.
    2. O plano deve documentar:
      1. O processo que a unidade adotará para lidar com a ameaça imediata e controlar a crise. Por exemplo, se a falta de água potável pode ser uma problema, então a unidade pode precisar planejar com antecedência para determinar uma fonte para água potável durante uma crise.
      2. Os controles detalhados que a unidade implementará para garantir que a segurança de alimentos não seja comprometido e que, se a integridade de qualquer produto for comprometida, como o produto será isolado, controlado e não será introduzido no mercado.
      3. Os critérios de quando os controles serão implementados (por exemplo, números de horas sem energia, aumente a temperatura do produto antes de passar para a alternativa locais de armazenamento, etc.) e como os critérios serão monitorados durante o condição de ameaça comercial.
      4. Os critérios para análise e descarte do produto para determinar o que é recuperável, recuperável e o que deve ser destruído.
      5. Os métodos de recuperação, salvamento e destruição do produto.
      6. Detalhes do plano de comunicação de crises:
        1. Determine um porta-voz e direcione todas as perguntas externas para ele pessoa. As partes interessadas externas incluem reguladores, imprensa, varejistas, etc.
        2. Baseie todas as comunicações nos fatos.
        3. Determine as informações necessárias para se comunicar e o métodos de comunicação com partes interessadas externas.
        4. Seja cauteloso, mas não fique na defensiva em sua comunicação.
        5. Instrua os funcionários sobre a natureza da crise e forneça-lhes instruções sobre suas responsabilidades e deveres. Funcionários deve ser instruído a direcionar todas as perguntas externas à pessoa responsável pela equipe de comunicação.
  3. Teste o plano
    1. Todos os elementos do plano de gestão de crises devem ser testados pelo menos uma vez por ano. Dependendo da frequência conhecida ou da gravidade do risco, o plano pode ser testado mais frequentemente.
      1. Por exemplo, se a unidade estiver em uma área com alto risco de tornados, o o plano pode ser testado antes de cada temporada.
    2. Comece com um incidente simulado, como uma queda de energia, e siga o plano conforme desenvolvido. Inclua o produto que seria afetado nesse incidente simulado.
    3. Certifique-se de testar todos os elementos, incluindo como o produto foi monitorado e as ações. tomadas com base nos resultados do monitoramento e nas decisões finais e na disposição do produto.
    4. Este é um bom momento para verificar as informações de contato das partes interessadas internas e externas na lista de contatos de alertas de crise.
      1. Tenha cuidado ao entrar em contato com seu grupo de partes interessadas, especialmente clientes como o teste do plano geralmente se confunde com uma crise real. Durante isso exercício, você está apenas confirmando as informações de contato.
    5. Inclua as ações da equipe de comunicação, como a forma interna e externa as partes interessadas seriam informadas, simulariam um comunicado de imprensa, etc.
    6. É extremamente importante que, durante todo esse processo, a comunicação seja clara. que isso é um exercício simulado.
  4. Modifique e atualize conforme necessário
    1. As áreas dentro do plano que foram identificadas como não atendendo ao plano estabelecido devem seja atualizado conforme necessário.
      1. Identifique a área dentro do plano que não foi cumprida
      2. Determine por que o plano não saiu conforme descrito
      3. Crie um plano para modificar ou ajustar o plano
      4. Inclua acompanhamento, como reciclagem, modificação do plano etc.
    2. É melhor documentar esses acompanhamentos para identificar tendências e itens de ação.

Recursos relevantes

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