Comment puis-je effectuer des mesures correctives ?

Prérequis

Avant de prendre des mesures correctives, vérifiez que les éléments suivants sont véridiques :

• Vous êtes connecté au Base de données d'évaluation SQFI - (non sqfi.com).
• La audit de votre site porte soit sur :
  • Statut « Sélection de l'examinateur technique » et Les modules de Audit portent la mention « Fermé » ; ou
  • Statut « Mesures correctives en attente »
    
• Le compte que vous utilisez dispose d'un accès « principal ».

Étapes

A) Assignez-vous les mesures correctives (CAPS)

1. Cliquez sur « Éléments d'action », cela devrait apparaître sur le côté gauche de votre écran sous Liens rapides.

2. Vous devriez voir une liste de vos non-conformités en attente d'être attribuées.

3. Cliquez sur « Gérer » sur le côté droit de chaque ligne commençant par « CAPS ». (Photo 1)

4. Cliquez sur le bouton bleu qui indique « Réaffectez-moi ». (Photo 2)

5. Cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue qui s'affiche.

6. Répétez les étapes 3 à 5 pour chaque ligne, jusqu'à ce que toutes les lignes commençant par « CAPS » vous soient attribuées.

B) Ouvrez votre Audit

1. Revenez à votre page d'accueil.

-Vous pouvez le faire en cliquant sur le « Logo SQF » dans le coin supérieur gauche de votre page.

2. Assurez-vous que l'onglet « Mes vérifications » est sélectionné.

3. Cliquez sur « Afficher » pour ouvrir votre audit.

C) Correction des cas de non-conformités/saisir les mesures correctives

1. Cliquez sur « Modifier » à côté de chaque non-conformité.

2. Saisissez les informations sur les mesures correctives dans les champs de texte appropriés.

3. Cliquez sur « Soumettre ».

4. Répétez les étapes 1 à 3 pour chaque non-conformité jusqu'à ce que vous ayez terminé toutes les mesures correctives.

Résultat

La Audit devrait maintenant être « Mesures correctives en cours d'examen ». Vous avez terminé votre partie de la audit. Votre vérificateur vous informera sous peu si des modifications sont nécessaires, sinon vous recevrez un courriel une fois la audit marquée « Terminée ».

Si vous souhaitez obtenir une mise à jour de l'état d'avancement, veuillez communiquer avec votre vérificateur.

Dépannage

• Les champs de texte apparaissent grisés :
  • Vérifiez que le compte sur lequel vous vous êtes connecté dispose d'un accès principal (photo en haut de cet article).
  • Vérifiez que tout Les mesures correctives sont attribuées au compte auquel vous êtes connecté. (Instructions en vertu de la partie 'A. Attribuez-vous les mesures correctives (CAPS)' dans l'article ci-dessus.)
  • Vérifiez si la audit a dépassé le statut « En cours ».
  • Vérifiez que les modules de Audit portent la mention « Fermé » (photo en haut de cet article).

• La Audit est en cours ou les modules sont ouverts :
  • Vous ne serez pas en mesure de saisir les mesures correctives tant que votre vérificateur n'aura pas terminé de saisir les non-conformités et déplacé la audit après « En cours » et marqué les modules fermés. Veuillez communiquer avec votre vérificateur si vous souhaitez obtenir une mise à jour de l'état d'avancement.

• Pas une personne-ressource principale :
  • Plusieurs utilisateurs peuvent avoir accès au compte principal. Pour obtenir l'accès principal, veuillez communiquer avec notre service à la clientèle par courriel : info@sqfi.com.
• Ajouter des pièces jointes :
  • Confirmez que le type et la taille du fichier répondent aux exigences du système (PDF, JPG, DOCX, sous les limites de taille).
  • Cliquez sur la petite case grise devant « Ajouter des pièces jointes ? » Situé juste au-dessus du bouton Soumettre, à gauche.
  • OU sous un autre angle de vue, recherchez la phrase « Inclure des pièces jointes pour cette mesure corrective ? » et cliquez pour faire basculer le bouton tout à droite.
• Mesures correctives dupliquées
  • À partir de la page Éléments d'action, vous pouvez voir plusieurs lignes à attribuer avec le même numéro de module répertorié. Chaque module comporte plusieurs clauses, de sorte que vous pouvez avoir plusieurs non-conformités répertoriées sous chaque module. Il ne s'agit pas de doublons.
  • Dans votre audit, il y a un double de la même clause (c.-à-d. que 2.1.1.1 apparaît deux fois). Cela peut se produire lorsque votre auditeur synchronise la base de données avec l'application hors ligne. Dans ce cas, avisez votre vérificateur de demander que le duplicata soit retiré.
• Erreur de date d'achèvement :
  • Cette erreur s'affiche parce que le système essaie de comparer la date que vous entrez à une date qui n'a pas encore été saisie. Veuillez communiquer avec votre vérificateur et lui demander de remplir la section « Renseignements postérieurs à la Audit ».
• Mesures correctives manquantes :
  • Il est fort probable que votre audit comporte deux modules différents (c.-à-d. Module 2 et Module 11), il se peut que vous soyez bloqué en regardant uniquement les non-conformités du module 2. Pour afficher TOUTES les non-conformités sur une seule page, veuillez suivre les étapes de la partie 'B. Ouverture de votre Audit' dans l'article ci-dessus.
• Bouton Soumettre :
  • Le bouton « Soumettre » devrait apparaître sous la forme d'un bouton blanc au milieu de la page. en bas dans la bordure gris foncé. Un bouton bleu peut apparaître à côté du bouton blanc qui indique « SOUMETTRE ET PROCHAINE ACTION REQUISE », vous pouvez l'utiliser pour soumettre cette mesure corrective et passer à la suivante.

Foire aux questions

Qui examine mes mesures correctives ?
Votre Organisme de certification examine toutes les mesures correctives et détermine si elles sont acceptables.

De combien de temps ai-je pour prendre des mesures correctives ?
Les délais sont fixés par les exigences de SQFI et votre CB, généralement dans les 30 jours suivant la audit.

Est-ce que je peux réviser une mesure corrective une fois qu'elle a été soumise ?
Oui, si votre Organisme de certification demande des révisions, la constatation vous sera retournée pour mise à jour.

Dois-je présenter des mesures correctives si aucune non-conformité n'a été constatée ?
Non. Des mesures correctives ne sont requises que si des non-conformités sont émises.